Tüccarlar tarafından tutulan ve tasdiki zorunlu olan ticari defterlerin yıl içerisinde sayfalarının tükenmesi halinde veya zayi olması durumunda, ne gibi işlem yapılacağı tereddütler uyandırmaktadır. Gerek Vergi Usul Kanunu’nda ve gerekse TTK’da öngörülen 10 ve 45 günlük kayıt zamanı dahilinde ve en geç hesap döneminin bitmesine kadar yeni bir defter tasdiki yaptırılmalıdır.
Buna göre, yeni defterin oluşturulması, bu defterin noterde tasdiki gerekmektedir. Yeni oluşturulan defterin ihyası için noterde açılış kaydının yaptırılması gerekmektedir.
Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Buna karşın, ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin dönem içinde bitmesi halinde ise ek defter (sayfa) onayında söz konusu usul uygulanmayıp, sadece sayfa numaraları teselsül ettirilmek suretiyle onaylama işlemi notere yaptırılır. Müteharrik yapraklı yevmiye defterinin onaylı yapraklarının bitmesi halinde ise, defterin yeni yaprakları kullanılmaya başlamadan önce noter onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilerek onaylatılır. Noter ayrıca, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar. Kapanış onayı ise oluşturulan yeni defterlerin sonuna yapılır. Nazlı Gaye Alpaslan
