Belge saklamak zor bir iş. Türk Ticaret Kanununa göre 10 sene, Vergi Usul Kanununa göre ise 5 sene süreyle belgelerin saklanması zorunludur. Sürelere bakıldığında, 10 sene çok uzun bir zaman olup, belgelerin saklandığı yerde başına ne geleceği bilinmez.

Vergi Kanunlarımız bakımında ispat neredeyse her şey anlamına gelmekle birlikte, herhangi bir vergi incelemesinde belgelerin ve defterlerin incelemeye yetkili kişiye herhangi bir dayanak olmadan verilememesi ağır sonuçlarla neden olabilir. 

Türk Ticaret Kanunu

Türk Ticaret Kanunu'nun 82'inci maddesine göre ticari defter ve belgelerin 10 yıl süreyle saklanması gerekiyor.*

Kanunun 82/7 maddesinde ise "Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir." hükmü yer almaktadır.

Bu hükme göre; saklama süresi içeresinde saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler zıyaa uğrarsa, öğrenildikten 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine dilekçe ile başvurup bir belge verilmesini istemesi gerekir.

Kanun'un 562'inci maddesinde defter ibraz etmemenin cezası tanımlanmış olup; "Bu Kanun hükümlerine göre tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, 210 uncu maddenin birinci fıkrasına göre denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır" hükmü yer alıyor.

Vergi Usul Kanunu

Vergi Usul Kanunu'nun 373'üncü maddesinde; Vergi Usul Kanununda yazılı mücbir sebeplerden her hangi birinin vukua geldiği malum ise veya tevsik ve ispat olunursa vergi cezası kesilmez, hükmü yer alıyor. Mücbir sebepler yine aynı kanunun 13'üncü maddesinde belirtilmiştir. Buna göre, mücbir sebepler:

• Vergi ödevlerinden her hangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;
  
  
• Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler;
  
  
• Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler;
  
  
• Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyle defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması,

gibi hallerdir.

Vergi kanunlarında bir olayın ispatı için belge olması en önemli şarttır. Buna istinaden bir defterin veya belgenin zayi olması durumunda;

• İlk olarak defter ve belgelerin zayi olmasına yol açan yangın ile ilgili resmi rapor ve tespitlerin yapılması gerekmektedir. Zayi olan defter ve belgelerin nev'ileri, seri-sıra no'ları, cilt adetleri ve bir arşivleme şirketiyle anlaşıldıysa hangi belge ve bilgilerin bu şirketlere gönderildiğine dair teslim tutanaklarının, resmi raporlarda bulunması ispat açısından önem taşımaktadır. 
  
  
• Daha sonra Türk Ticaret Kanunu'nun 82/7 maddesine uygun şekilde asliye ticaret mahkemesine resmi rapor ve dilekçeniz ile başvurarak zayi belgenizi alın. ( Dilekçede mutlaka hangi belge ve defterler için zayi belgesi istenildiğinin de belirtilmesi gerektiğini unutmayın. Aksi takdirde hangi belge veya defterin zayi olduğu veya zayi belgesinin ne için alındığı anlaşılmaz) 

Ancak, Vergi Usul Kanunu'na göre zayi belgesi alınması herhangi bir cezadan tam olarak kurtuluş sağlamayabilir. Zayi belgesi davaları hasımsız olarak görülmekte olup, mücbir sebebin varlığı içinde kesin kanıt oluşturmamaktadır. Bu sebeple defter ve belgelerin zayi olmasına yol açan olayın irade dışında gerçekleştiğinin kesin olarak ortaya konulması gereklidir. Kısaca, defter ve belgelerin zayi olduğu hususunun ispatı yetmez, resmi raporlarla da açık olarak iradedışı ve hayatın akışına uygun olduğunun, iktisadi ve teknik icaplara uygunluğunun açıklanması gerekir. Özellikle olayın vergi hukuku yönünden mücbir sebep olarak nitelendirilmesi için kaçınılmaz ve öngörülemez olmasının yanında, mükellefin ihmali ve kastının bulunmaması da gerekir. 

Vergi Usul Kanunu Bakımından Cezalar 
Eğer yeterli delil ve belgelerin mücbir sebeple zayi olduğuna dair elinizde yeterli belge bulunmazsa veya zamanında gerekli başvuru ve işlemler yapılmazsa, herhangi bir vergi incelemesi sırasında cezaları çok ağır olabilir. 

• Vergi Usul Kanunu 359/a-2 maddesinde; "Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunur. Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde,  inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, bu fıkra hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edilir" hükmü yer alıyor.
  
  

• Vergi Usul Kanunu 359/a-2-b maddesinde; "Vergi kanunları uyarınca tutulan veya düzenlenen ve saklama ve ibraz mecburiyeti bulunan defter, kayıt ve belgeleri yok edenler veya defter sahifelerini yok ederek yerine başka yapraklar koyanlar veya hiç yaprak koymayanlar veya belgelerin asıl veya suretlerini tamamen veya kısmen sahte olarak düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, üç yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır" hükmü yer alıyor.
  
  
• Defterlerin vergi incelemesi yapmaya yetkili kişilere ibraz edilmemesi durumunda re'sen takdir yoluyla, re'sen vergi tarhı gerektiren bir fiil oluşabilir buna göre de  Vergi Usul Kanunu'nun 30/4 Maddesi, uygulanabilecektir. Ayrıca, Vergi Usul Kanunu'nun 344'üncü maddesi kapsamında takdir olunan matrah farkı üzerinden ise üç katı tutarında vergi ziyaı cezası uygulanacaktır. Bunun yanında birde, Vergi Usul Kanunu mükerrer 355'inci maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası da uygulanır. ​
  
  

KDV İadesi
Zayi belgesini ve resmi raporları düzgün bir şekilde ve yukardaki açıklamalara uygun olarak oluşturmanız durumunda, KDV iadesi yönünden herhangi bir sıkıntıyla karşılaşmamak adına danışmanlarınızdan görüş almanızı öneririz.

Sorumlu Vergicilik Bakışıyla…
Sonuç olarak, belge ve defterlerin saklanması önemli olup, başlarına herhangi bir şey gelmesi durumunda, zamanında ve yeterli belge ile mücbir sebebin kanıtlanması önem arz ediyor. Mahkeme başvurusu ve diğer karşılaşılabilecek hususlar konusunda danışmanınızdan görüş almanızı öneririz.Berkan Tolun  

* Bu süre Vergi Usul Kanunu bakımından 5 yıl (Vergi İncelemeleri içinde aynı süredir) SGK açısından ise 10 yıldır.​