Giriş

Bilindiği üzere 17 Aralık 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 486 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile “Defter Beyan Sistemi” hakkında düzenleme yapılmıştır. Tebliğ’le serbest meslek erbapları ve basit usule tabi mükellefler için 01.01.2018‘den itibaren, işletme defterine tabi mükellefler için 01.01.2019’dan itibaren, defterlerin kağıt ortamı yerine GİB'in internet sistemi üzerinden (www.defterbeyan.gov.tr) elektronik olarak tutulması konusunda zorunluluk getirilmiştir. Tebliğ’de serbest meslek kazanç defterine tabi noterler için uygulamaya geçiş tarihi 01.01.2019 olarak belirlenerek istisna tanınmıştır. Serbest meslek kazanç defteri ile işletme defterini birlikte tutan mükellefler için uygulamaya geçiş tarihi 01.01.2018 olarak belirlenmiştir. Örnek olarak “pet shop” sahibi bir veteriner 01.01.2018’den itibaren sistemi kullanmak zorundadır. Serbest meslek defteri ile bilanço defterini birlikte tutan mükellefler, serbest meslek defteri için defter beyan sistemini kullanacaklar, bilanço defterlerini (yevmiye, kebir, envanter) ise noterden tasdik ederek kağıt ortamda tutacaklardır. Beyanname dönemlerinde hesap özetleri ya da gelir tablosu ve hesap özetleri birleştirilerek beyan edilecektir.

Defter beyan sistemi ile kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesine olanak sağlanmıştır.

Başvuru

Defter beyan sistemini kullanmak zorunda olan mükellefler, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar ilgili vergi daireleri veya “www.defterbeyan.gov.tr” adresi üzerinden başvuru yapmalıdır. Ancak 17 Aralık 2017 tarihinde yayınlanan 486 sıra numaralı Tebliğ’deki geçici madde hükmü uyarınca; 2018 yılı başından itibaren sistemi kullanmaya başlayan mükellefler tarafından 31 Aralık 2017 tarihine kadar yapılması gereken başvurular serbest meslek erbapları tarafından 31 Ocak 2018, basit usule tabi olan mükellefler açısından ise 30 Haziran 2018 tarihine kadar yapılabilmiştir. Uygulamaya ilk geçişte basit usule tabi mükellefler için belirlenen tarih, 29.05.2018 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan 499 sıra numaralı Tebliğ ile 30 Eylül 2018’e ertelenmiştir. Bugünlerde uygulamaya geçmesi zorunlu olan işletme defterine tabi mükellefler için yazımızın hazırlandığı tarih itibarıyla herhangi bir erteleme olmadığından son başvuru tarihi 31 Aralık 2018’dir.

Uygulamaya başladıktan sonra ilk defa mükellefiyet tesis ettiren mükellefler, işe başlama gününü izleyen 7 iş günü içerisinde başvuru yapmak zorundadır. Söz konusu başvuruyu mükellefin kendisi yapabileceği gibi “aracılık ve sorumluluk sözleşmesi” imzaladığı meslek mensubu tarafından da yapılabilir. Basit usule tabi mükellefler için ayrıca meslek odaları tarafından da başvuru yapılabilmektedir.

Gerçek usulden basit usule geçişlerde veya birinci sınıftan ikinci sınıfa geçişlerde Kanun’da belirlenen şartların tahakkuk ettiği takvim yılının son iş gününe kadar bağlı bulunan vergi dairesi aracılığı ile başvurunun yapılması gerekmektedir. Bu başvuruların online olarak yapılamayacağı, defter beyan portalında 21 Aralık 2018 tarihinde duyurulmuştur.

Kayıt zamanı

Defter beyan sisteminde kayıt zamanı, muhtasar/KDV gibi aylık beyannamelere konu olacak kayıtlar bakımından beyannamelerin verileceği son gün saat 23.59’dur. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23.59'a kadar yapılabilmektedir. Beyanname süreleri uzatılırsa kayıt süresi de otomatik olarak uzamış sayılacaktır. Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilmektedir. Sisteme ilk geçişte basit usule tabi mükellefler için 486 sıra numaralı Tebliğ’de başvuru süresi 30 Haziran 2018 olarak belirlendiğinden 30.4.2018 tarihine kadar kaydedilmesi gereken üç aylık kayıtlar 31.7.2018 tarihine kadar sisteme kaydedilmiştir. Ancak 499 sıra numaralı Tebliğ ile bu tarih ilk ve ikinci üç aylık kayıtlar için 31.10.2018’e uzatılmıştır.

Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, Tebliğ’de kayıt zamanına ilişkin olarak belirlenen süreler zarfında, sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.

Sisteme ilk girişte nelere dikkat edilmeli

Mükellef veya meslek mensubu, başvuru tarihinden önce elektronik beyanname gönderebilmek için alıp hâlihazırda kullandıkları, kullanıcı kodu ve şifre bilgisi ile sisteme girebileceklerdir. Başvuru tarihinden önce şifresi olmayanların ise defter beyan sistemine girişte kullanacakları şifreyi, gelir vergisi yönünden bağlı olunan vergi dairesine yapılacak başvuru ile temin etmeleri gerekmektedir.

Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, çalışanlarını sistemi kullanmak üzere sistem alt kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir. Bu durumda, tanımlanan kişilerin sisteme girişte kullanacakları şifreler, defter beyan sistemi içerisinden elektronik ortamda üretilecektir, ayrıca vergi dairesine başvurulmasına gerek bulunmamaktadır.

Sistem üzerinde tutulacak envanter defterine dönem başı envanter bilgisi girilmelidir. Başlangıçta toplu rakam olarak girişi sağlanabilir.

Amortisman defterinde ise önceki dönemden devreden amortismana tabi kıymetler ve ayrılmış amortisman bilgileri girilmelidir.

Defter beyan sistemi satıcı ve müşteri cari ekstresi üretilememesi, şirketlere özel raporlama sisteminin olmaması, bordro hesaplamalarına imkân vermemesi gibi nedenlerle şayet mükellefler kayıtlarını muhasebe programlarında tutmaya devam etmek isterler ise sisteme kayıtları yeniden girmelerine gerek yoktur. Sisteme muhasebe programları tarafından üretilen xml formatında veri aktarımı mümkündür.

Sistemde elektronik olarak üretilecek defter, belge ve beyannameler

Defter beyan sistemi üzerinden, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri elektronik ortamda tutulabilecektir.

Fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar da bu sistem üzerinden veya bu sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir. 486 sıra numaralı Tebliğ’le elektronik belge kullanımına ilişkin henüz bir zorunluluk getirilmemiş, bu uygulamaya geçiş mükellefin isteğine bırakılmıştır.

Sistem üzerinden ayrıca kullanıcının kontrolü için, gelir listesi, gider listesi, hesap özeti, sabit kıymet listesi gibi raporlar da alınabilmektedir. Bu raporların başlıkları sistem üzerinden değiştirilebilmekte ve kullanıcının kendine uygun olarak tasarlamasına imkân sağlamaktadır.

Sistem üzerinden mükelleflerin ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabileceği, düzenleyebileceği, gönderebileceği ve görebileceği menüler yer almaktadır. Mükellefler beyannamelerini inceleyebilecek, onaylayabilecek ve gönderebileceklerdir.

Yıllık gelir vergisi, muhtasar, KDV, damga vergisi beyannameleri girilen kayıtlardan hareketle sistem üzerinden otomatik olarak oluşturulacak; varsa eksiklikler kullanıcı tarafından ilave edilebilecektir. Ayrıca 1 Temmuz 2019 tarihinde uygulamaya geçilecek olan muhtasar prim ve hizmet beyannamesi de sistem tarafından otomatik olarak üretilebilecektir. Başkanlık tarafından konu ile ilgili sistemsel alt yapı çalışmaları devam etmektedir.

Uygulamaya ilk geçişte gider türlerinde çalışanların bordro giderlerine ilişkin kayıt türü mevcut değildi. Bu nedenle muhtasar beyannamede bu bilgiler kullanıcı tarafından giriliyordu ancak sonrasında, çalışan bordro giderleri kayıt türü tanımlandı ve şu an bordroya ilişkin muhtasara konu tutarlar da sistem tarafından beyannameye otomatik olarak yansıtılmaktadır.

Defterlerin açılış ve kapanış tasdiki

Defter beyan sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Bu açılış onayı, Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen tasdik hükmündedir.

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

Defter beyan sistemi üzerinden “Defter” menüsünden elektronik defterler online olarak istenildiği zaman görüntülenebilmektedir. Açılış ve kapanış tasdikleri defterlerde yevmiye maddesi şeklinde defterin ilk ve son satırına yansımaktadır.

Defter beyan sistemi üzerinde tutulan defterlerin kullanıcı denetiminin; kullanıcı kodu, şifre ve diğer güvenlik mekanizmaları ile elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, sistemin kullanımına ilişkin tüm işlemlerin elektronik olarak yapılması ve her işleme ait logların kayıt altına alınmasına bağlı olarak kaynağının inkâr edilemezliği söz konusu olduğundan mükelleflerce ayrıca kâğıt ortamında saklanmasına gerek bulunmamaktadır.

Defter beyan sistemi kullanmakla yükümlü olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların kâğıt ortamında tuttukları defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü

Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü Başkanlığa aittir.

Başkanlık; mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.

Kendisinden mükellefiyetine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa bildirecektir.

İlgili makamlar tarafından defter ve kayıtlarının ibrazı istenilen mükellefe ulaşılamaması ya da ibraz yazısının mükellefe tebliğ edilememesi hallerinde, bu durumu tevsik eden belgelerle birlikte mükellefin bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla Başkanlığa başvurulacaktır.

Sabit kıymet girişleri

Amortismana tabi iktisadi kıymetlerin kayıt altına alınması ve takip edilmesi amacıyla geliştirilen “sabit kıymet modülü”nün “demo sürümü” kullanıma açılmıştır. Söz konusu modül 01.01.2019 tarihine kadar deneme amaçlı olarak kullanılabilecek ve bu süreye kadar bu modüle yapılan kayıtların hukuki değeri olmayacaktır. Demo sürüme kaydedilen bilgiler sistem tarafından 31.12.2018 tarihinde otomatik olarak silinecektir. Amortismana tabi iktisadi kıymetler 01.01.2019 tarihinden itibaren zorunlu olarak sistemde yer alan “sabit kıymet modülü” üzerinden takip edilecektir.

Mükellefler, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ile bunların amortismanlarını, sistem üzerinden tutacakları envanter defterinde, amortisman defterinde veya amortisman listesinde gösterebilecektir. Örneğin mükellef amortismana tabi bir demirbaş aldığında, bunu sistem üzerinde amortisman kartı açarak, faydalı ömür bilgilerini, kıst amortisman olup olmadığı ve azalan bakiyeler ile normal amortisman yöntemlerini seçip kaydettikten sonra sistem, gider ve indirilecek KDV (maliyet de olabilir) kayıtlarını otomatik kaydedip takip edecektir. Demirbaş satışa konu olduğunda kar/zarar kaydını da otomatik oluşturacaktır.

Mobil uygulama

Başkanlık tarafından defter beyan sistemi mobil uygulaması geliştirilmiştir. Google play ve App Store üzerinden arama kısmına “Defter Beyan” yazarak uygulama telefona indirilerek var olan şifre ile sisteme cep telefonundan da erişim sağlanabilmektedir.

Mobil uygulamanın ilk versiyonu ile gelir, gider, hesap özeti ve defter bilgileri görüntülenip, incelenebilir. Düzenlenen ya da alınan e-arşiv fatura ve e-serbest meslek makbuzu bilgilerine de ulaşılabilir. Var olan versiyonda kayıt girme ve beyanname gönderme yetkisi bulunmamaktadır, sadece görüntüleme yetkisi verilmiştir. Başkanlığın ilerleyen zamanlarda mobil uygulamada işlem yapma yetkisine olanak sağlayıp sağlamayacağı mükellefler tarafından merak edilmektedir.

Sonuç

Defter beyan sistemi ile vergisel ve ticari işlemlerin elektronik ortamda takip edilmesi, bu sayede bürokratik işlemlerin ve uyum maliyetlerinin azaltılması, kayıt dışı ekonomi ile mücadele ve vergiye gönüllü uyum sağlanması amaçlanmıştır. Bu sistem sayesinde mükellefler herhangi bir muhasebe programına ihtiyaç duymadan, muhasebe kayıt ve beyannamelerine internet üzerinden online olarak erişebilme imkanı bulmuşlardır. Sisteme geçiş ile birlikte kağıt defterler kullanılmayacağından mükellefler; kırtasiye giderleri, noter tasdik giderleri, defter muhafaza giderleri gibi maliyetlerden tasarruf etmiş olacaklardır.

Defter beyan sistemini kullanmak zorunda olan başlıca meslekler grupları:

*Serbest meslek erbapları: Avukat, doktor, diş hekimi, veteriner, mühendis, mimar, serbest muhasebeci mali müşavir, yeminli mali müşavir vb.

*Basit usule tabi mükellefler: Taksici, tek koltuklu berber, pazarcı, kundura boyacısı, çilingir vb.

*İşletme defterine tabi mükellefler: Bakkal, lokanta, emlakçı, kuaför, tuhafiye, kuruyemişçi vb.

*Yukarıda sayılan meslekler; mükellefiyet türü için kanun ve tebliğlerde belirlenen koşulları taşıdığı ve belirlenen hadlerde mali verilere sahip olduğu varsayımıyla örnek olarak verilmiştir. Pınar Arık https://www.vergidegundem.com