Bilindiği üzere; anonim şirketlerin genel kurul toplantılarının usul ve esasları Türk Ticaret Kanunu’nun 407. maddesinde verilen yetki çerçevesinde Ticaret Bakanlığı’nca(Bakanlık) çıkarılan ve 28.11.2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik”te belirlenmiştir.
Anılan yönetmelikte, 09.10.2020 tarihli, 31269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” ile bazı değişiklikler yapılmıştır.
Öte yandan, 15.11.2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmış olan “Anonim Ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine Ve Kuruluşu Ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ”in 5. maddesinde belirtildiği üzere;
- Bankalar,
- Finansal kiralama şirketleri,
- Faktoring şirketleri,
- Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri,
- Varlık yönetim şirketleri,
- Sigorta şirketleri,
- Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
- Döviz büfesi işleten şirketler,
- Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
- Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
- Ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri,
- Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
- Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler,
- Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin,
Kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlığın iznine tabidir. Ancak, kayıtlı sermaye sistemine kabul edilen Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi halka açık anonim şirketlerin kayıtlı sermaye tavanı içinde yapacakları sermaye artışlarında Bakanlık izni aranmamaktadır.
Anonim şirketlerin usul ve esaslarının belirlendiği Yönetmeliğin “Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu”nu düzenleyen 32.maddesi düzenlemesi uyarınca, aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:
- Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.
- Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.
- Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.
- Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.
Yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.
Anonim şirketlerin usul ve esaslarının belirlendiği Yönetmelik’te yapılan en önemli değişiklikler “Tek Pay Sahipli Şirketler”e İlişkin Düzenlemeler olup bunlar şöyledir:
- Yönetmeliğin “Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğunu” düzenleyen 32. maddesinde değişikliğe gidilmiş olup; maddenin 2. fıkrasına yapılan ilave ile kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan yukarıda sayılan anonim şirketler hariç olmak üzere, tek pay sahipli anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunluluğu kaldırılmıştır. Böylelikle, Bakanlık iznine tabi olmayan tek pay sahipli anonim şirketler, olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarını Bakanlık temsilcisi katılımı olmaksızın yapabilecektelerdir.
- Yönetmelik’in “Toplantı Başkanlığı” başlıklı 14. maddesi uyarınca, esas sözleşmede aksine herhangi bir düzenleme yoksa toplantıyı yönetecek başkan ve gereğinde başkan yardımcısı genel kurul tarafından seçilir. Toplantı başkanı, tutanak yazmanı ile gerek görürse oy toplama memurunu tayin ederek başkanlığı oluşturur. Ayrıca tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmemişse, bunlara ait görevler toplantı başkanı tarafından yerine getirilir. Elektronik Genel Kurul Sistemindeki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir. Anılan önceki Yönetmelikte yer alan “tek pay sahipli şirketlerde tutanak yazmanı ve oy toplama memuru seçilmesi zorunlu değildir” ibaresi yapılan yönetmelik değişikliği ile “tek pay sahipli şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu değildir” şeklinde değiştirilmiştir. Bu değişiklikle, tek pay sahipli anonim şirketlerin olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarında, toplantı başkanlığının oluşturulması ve bu toplantılara ilişkin hazır bulunanlar listesi hazırlamak bir zorunluluk olmaktan çıkmıştır.
Öte yandan, yönetmeliğin 26. maddesindeki düzenleme uyarınca, genel kurul toplantısında yapılan görüşmeler ve alınan kararlar, toplantı başkanlığı tarafından tutanağa yazılır. Genel kurul tutanağı, toplantı mahallinde ve toplantı sırasında en az iki nüsha olarak düzenlenir. Tutanak, toplantı başkanlığı ile Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olan veya talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanır. Tek pay sahipli şirketlerde toplantıda hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin de toplantı tutanağını imzalaması zorunludur.
Anılan Yönetmelik Değişikliğiyle yapılan bir başka önemli düzenleme; Yönetmelik’in “Toplantıya Katılma Hakkı”nı düzenleyen 18. maddenin 7. Fıkrası’nda yapılan değişikliktir.
Yönetmeliğin önceki halinde “halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin Yönetmeliğin 3 no’lu ekindeki örneğe uygun olarak noter onaylı şekilde düzenlenmesi veya noter onaylı olmayan vekâletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi gerekir” şeklindeki ifadeden “veya noter onaylı olmayan vekaletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi” ibaresi çıkartılmıştır.
Yapılan bu değişiklikle, noter onaylı olmayan vekâletnamelere noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi imkânı ortadan kaldırılmıştır. Böylelikle, gerçek ve/veya tüzel kişi pay sahiplerinin genel kurul toplantısında temsili için Türkiye’de düzenlenecek vekâletlerin noter tasdikli olması gerekmektedir.
Akif AKARCA / Dr.Mehmet ŞAFAK
