Anonim ortaklıkta yönetim kurulu üyeleri toplantı yapmadan karar alabilirler. Bu olanak onlara Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 390. maddesinin IV. fıkrasıyla tanınmıştır. Bu şekilde karar almaya “sirküler yoluyla karar alma” denir. Bu metotla karar almada yönetim kurulu elektronik veya fiziki toplantı ve dolayısıyla müzakere yapmaksızın, yazılı bir oylamayla karar almaktadır. Böylelikle yönetim kurulu üyelerinin bir araya gelmesine gerek kalmamaktadır. Bu özellikle pandemi süreci gibi, sosyal mesafenin korunmasının gerekli olduğu dönem bakımından önemli olanaklardan birisidir.
Sirküler yoluyla karar alma iki şekilde söz konusu olabilir. İlk olarak yönetim kurulu üyelerinden birisi veya yönetim kurulu başkanı, karar önerisini bir kağıda yazar ve bunu diğer yönetim kurulu üyelerinin onayına sunar. Diğer üyeler, bu öneriyi olumlu veya olumsuz oy belirterek imzalarlar. Ancak onayların bu şekilde aynı kağıtta bulunması gerekli değildir. Dolayısıyla burada başka bir olanak daha mevcuttur. Bu, her bir yönetim kurulu üyesine ayrı ayrı yazılı karar önerisinin gönderilmesi ve onlardan gelen yazılı cevaplara göre kararın alınıp alınmadığı hususunda bir değerlendirme yapılmasıdır.
Yönetim kurulu üyelerine söz konusu karar önerilerinin nasıl ulaştırılacağına ilişkin Türk Ticaret Kanunu’nun 390. maddesinin IV. fıkrasında bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak kanun koyucu önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olmasını, bu yolla (yani sirküler yoluyla) karar alma bakımından geçerlilik şartı olarak kabul etmiştir. Dolayısıyla ispatlanabilir bir yolla bu önerinin diğer yönetim kurulu üyelerine gönderilmesi zorunludur. Burada örneğin yönetim kurulu üyelerine karar önerisinin, kuryeyle, iadeli taahhütlü postayla veya adrese teslimli kargoyla gönderilmesinin olanaklı olabileceğini düşünüyorum.
Sirküler tipi karar alma metoduyla, yönetim kurulunun yetkisinde bulunan her türlü konuda karar alınabilir. Kanun koyucu Türk Ticaret Kanunu’nun 390. maddesinin IV. fıkrasında bu hususta herhangi bir sınırlandırma getirmemiştir. Ayrıca bu yolla karar alma bakımından ortaklık ana sözleşmesinde de bir kural bulunması gerekmez.
Ayrıca kanun koyucu sirküler yoluyla karar almada, karar yetersayısını artırmıştır. Ortaklık ana sözleşmesinde ağırlaştırıcı nitelikte kural olmadıkça, bu yolla karar, ancak üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayıyla alınabilir. Bu düzenlemeden çıkan ilk anlam, sirküler yoluyla karar almada da üyeler, kabul veya ret yönünde oy kullanabileceklerdir. Fiziken yapılan bir toplantıda yönetim kurulu beş üyeden oluşuyorsa, bu toplantıda toplantı yetersayısı üç, karar yetersayısı ikidir (TTK 390/I). Yani üç üye toplantıya katılır ve ikisi olumlu oy kullanırsa, ilgili karar alınmış demektir. Oysa sirküler tipi karar almada, karar ancak üye tam sayısının çoğunluğuyla yani üç üyenin olumlu oyuyla alınmış kabul edilir. Bu açıdan fiziki toplantıya göre, karar yetersayısı artırılmaktadır. Kanun koyucu sirküler suretiyle karar almada karar önerisi bütün yönetim kurulu üyelerine gönderileceğinden, onların tamamı toplantıya katılmış gibi karar yetersayısının hesaplanmasını istemiştir.
Ancak bu yolla karar almanın şöyle bir sakıncası olduğunu da gözden kaçırmamak gerekir: Anonim ortaklıklarda yönetim kurulu üyeliği, ağır sorumluluğu olan bir iştir (Bakınız TTK 553 vd.). Yönetim kurulu toplantısı sırasında yapılacak müzakereler sonucunda üyeler, özellikle karar alınacak iş ve işlemler hakkında ve ortaklığın işlerinin gidişatı konusunda geniş bilgi sahibi olurlar ve ortaklık işlemlerinin daha sağlıklı yürütülmesi hususunda müdahalelerde bulunabilirler. Bu, onları sorumluluktan kurtarabilir. Bu nedenle hem yönetim kurulu üyeleri bakımından hem de anonim ortaklık bakımından, yönetim kurulu üyelerinin toplanarak müzakere yapması daha yararlıdır. İster istemez bu nokta, yönetim kurulu üyelerinin sirküler yoluyla karar almasını sınırlar. Ayrıca kanun koyucu da bu noktaya müdahale etmiş ve Türk Ticaret Kanunu’nun 390. maddesinin IV. fıkrasında, yönetim kurulu üyelerinden birisi bile toplantı yapılmasını isterse, yönetim kurulunun sirküler yoluyla karar alamayacağını düzenlemiştir.
Bu kısa çalışmadan ortaya çıkan sonuç şudur: Pandemi döneminde anonim ortaklık yönetim kurulu üyelerinin toplantı yapmak için bir araya gelmesine ve kendilerini rizikoya atmalarına gerek yoktur. Yazılı oy toplama yoluyla da yönetim kurulu üyelerinin karar alması olanaklıdır. Prof. Dr. Oruç Hami Şener
