Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından hazırlanıp uygulamaya konulan Organize Sanayi Bölgelerinin ve Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşunun Defterlerine İlişkin Genelge ile artık OSB’ler defter tutma hususunda tekdüzen bir sisteme kavuşturulmuş oluyor, farklı uygulamalar ve yorumlar nihayete eriyor. Süreç aslında 18/6/2017 tarihli ve 7033 sayılı Yasanın 56’ncı maddesi ile 4562 sayılı Kanunun 25’inci maddesinin son fıkrasına “OSB’lerde tutulacak defterler ve genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcisi konularında OSB mevzuatında hüküm bulunmayan hâllerde 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun anonim şirketlere ilişkin hükümleri uygulanır.” hükmünün eklenmesi ile başlamıştır. OSB ile anonim şirketin yapısı bazı noktalarda tam uyuşmadığından Bakanlığın genelgesi bu alanda yaşanabilecek tereddütleri de ortadan kaldırmaktadır. Zaten, genelgenin ilk maddesinde de amacın “Organize Sanayi Bölgeleri ve Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşu tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak defterler ile bu defterlerin onaylanmasının, kayıt zamanının, onaylarının yenilenmesinin usul ve esaslarını bildirmek ve uygulamada yeknesaklığı sağlamak” olduğu açıkça belirtilmektedir.
OSB ile anonim şirketin yapısı tam örtüşmediğinden yapılan atıf dolayısıyla yaşanan tereddütlerin başında OSB’ler tarafından pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulması gelmiştir. Zira, OSB’de anonim şirkettekine benzer bir pay ve pay sahipliği ilişkisi söz konusu olmadığı gibi, genel kurul da müteşebbis heyetin devamı niteliğinde olan ve işletme aşamasında varlık kazanan bir organ olduğundan müteşebbis heyet aşamasında genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulup tutulmayacağı yahut nasıl tutulacağı belirsizdi. Bu belirsizlik, önce Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği’nde yapılan ufak bir değişiklik ile açıklığa kavuşturulmuş, ardından da Genelge ile bu konuda yaşanabilecek tüm tereddütler ortadan kaldırılmıştır.
16 Nisan 2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan değişiklik ile OSB Uygulama Yönetmeliği’nin 53 ve 97’nci maddelerine OSB’ler ile OSBÜK’ün, pay defteri hariç olmak üzere, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda anonim şirket için öngörülen defterleri tutacakları yönünde hüküm getirilmiştir. Böylece, Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nda anonim şirket için öngörülen pay defterinden OSB’ler ve OSBÜK muaf tutulmuştur. Kanımızca, oldukça yerinde bir düzenleme olmuştur. Çünkü, OSB’de pay ve pay sahipliği ilişkisi söz konusu olmadığından, pay defterinin tutulması şekli bir yükümlülükten öteye gitmeyecekti.
OSB Uygulama Yönetmeliği’nde yapılan bu değişikliğin hemen akabinde de Genelge ile OSB’ler ve OSBÜK tarafından tutulması zorunlu olan defterleri aşağıdaki gibi sınıflandırılmıştır:
a) Müteşebbis heyet aşamasında olan OSB’ler, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defteri tutacaktır.
b) Müteşebbis heyetin görevinin sona erdiği genel kurula geçen OSB’ler ise, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutacaktır.
c) OSBÜK de, yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterini tutmakla yükümlüdür.
Müteşebbis heyet aşamasında olan OSB’lerde, müteşebbis heyet toplantılarında görüşülen hususlar ve alınan kararlar müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defterine kaydedilecektir. Müteşebbis heyetin görevinin sona erdiği genel kurula geçen OSB’lerde ise, genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutulacak ve bu deftere genel kurul toplantılarında görüşülen hususlar ve alınan kararlar kaydedilecektir. Böylece müteşebbis heyet kararlarının zamanında ve usulüne uygun şekilde kaydına da bir düzen getirilmiş olunmakta, hangi aşamada hangi defterin tutulacağı hükme bağlanarak karmaşa giderilmiştir.
Genelgede sayılan defterlerin nasıl tutulacağı ilgili mevzuat olan TTK ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de açıkla belirlenmiş olduğundan, genelgede bu ayrıntılara girilmemiş ve tekerrürden uzak durulmuştur. Tutulması zorunlu defterleri ve bunlara yapılan kayıtların dayanağı olan belgeleri saklama yükümlülüğü ise, ilgili mevzuat gereği, on yıl olarak belirlenmiştir.
Genelgede defter tutma, onaylatma, saklama, kayıt düzenine uyma gibi yükümlülüklere aykırılık halinde oluşacak kabahatler ve suçlar ile bunların cezalarına da vurgu yapılmıştır. Buna göre, bölgenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek ve bölge faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesinin izlenebileceği şekilde defter tutulmaması; bölgeyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamayarak kopyasının sağlanmaması; defterlerin açılış ve kapanış onaylarının yaptırılmaması; defter tutma kurallarına uyulmaması, usule aykırı olarak envanter çıkarılması gibi hallerde 9 bin 387 TL idari para cezası uygulanacaktır. OSB defterlerinin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut kanuna uygun saklanmaması ya da defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapılmaması halleri ise suç teşkil edecek ve sorumluları hakkında yasada belirtilen adli para cezası (6 bin TL ile 73 bin TL arası) ve hapis cezaları gündeme gelebilecektir.
Genelgede, idari para cezalarının kimlere uygulanacağı da açıklığa kavuşturulmuştur. Yukarıda belirtilen idari para cezaları, OSB tüzel kişiliği hakkında uygulanacaktır, yönetim kurulu üyeleri hakkında uygulanmayacaktır. Bununla birlikte, OSB tarafından ödenecek idari para cezasından dolayı OSB’nin yönetim kurulu üyelerine rücu edilip edilmeyeceği yapılacak ilk müteşebbis heyet veya genel kurul toplantısında görüşülerek karara bağlanabilecektir.
Gelinen noktada Bakanlık, anılan Genelge ile OSB ve OSBÜK defterlerine ilişkin olarak genel çerçeveyi çizmiş ve bu noktada dikkat edilecek kuralları bildirmiştir. Bundan sonra, anılan kurallara uymak OSB organlarına ve yöneticilerine düşüyor. Soner Altaş
