Ticari defter ve belgelerin zaman zaman yangın, deprem, su baskını veya zelzele nedeniyle elden çıkması mümkün olabilmektedir. Bazen de ticari defterler, hırsızlık nedeniyle elden çıkmış olabilir. Bu gibi durumlarda 213 sayılı VUK’nun 13. maddesinde sayılan mücbir sebepler nedeniyle defter ve belgeler zayi olmuş durumdadır. Söz konusu madde hükmünde mücbir sebepler kısaca şöyle sayılmıştır: Vergi ödevlerinden herhangi birisinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk yine vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler, bireyin iradesi dışında meydana gelen mecburi gaybubetler … 213 sayılı VUK’nunda 13. maddesinde mücbir sebep olarak sayılmıştır.
Vergi mükelleflerinin ticari defter ve belgelerinin sahibinin rızası dışında kaybolması halinde mutlak surette bir “zayi belgesinin” alınması zorunludur. Zayi belgesi Asliye Ticaret Mahkemesi bulunan yerlerde bu mahkemeden, diğer yerlerde ise Asliye Hukuk Mahkemelerinden talep edilmelidir. Bu davalar hasımsız olarak görülmektedir. Açılacak dava dilekçesinde konu ve kaybolan belgeler, defterler ve diğer ticari kıymetli evraklar ayrıntılı olarak dökümü yapılmalıdır.(1)
Sahibinin iradesi dışında kaybolan veya çalınan ticari defter ve belgeler ile ilgili bu defterlerin inceleme elemanları tarafından ileride talep edilmesi mümkündür. Vergi yasaları açısından zamanaşımı süresi içerisinde zayi belgesi alınan defterle ilgili inceleme talebi söz konusu olduğu takdirde bu defterlerin ibraz edilemeyeceği tabidir. Bu gibi durumlarda zayi belgesi bir dilekçe ekinde inceleme elemanına sunulmalıdır. Defterlerin kaybolduğuna ilişkin zayi belgesi vergi mükellefinin belli noktalarda kurtarıcı fonksiyona sahip olabilir. KDV yönünden ise, defterlerin zayi olması ise, 3065 sayılı KDVK’nunda KDV indirimlerinin reddine engel değildir. Mükelleflerin mal veya hizmet aldıkları firmalardan mal alışları ile ilgili fatura fotokopilerini temin etmelerinde yarar vardır. Aksi halde ödenmiş olan KDV mükelleften yeniden talep edilecektir. (2)
Ticari defter ve belgelerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara yazılı olarak istendiğinde ibraz edilmesi zorunludur. Bu ibraz etme mecburiyeti normal koşullarda yerine getirilmesi gerekli bir zorunluluktur. Ancak, bazı durumlarda ticari defter ve belgelerin vergi incelemesi yapmaya yetkili olanlara ibrazında çeşitli sorunlar ortaya çıkabilmektedir. Örneğin; denetim elemanı ticari defter ve belgeleri yazılı olarak istemesine rağmen, bu tebligat mükellefe tebliğ edilmemiş veya çeşitli nedenlerle mükellefe ulaşmamış olabilmektedir.
Vergi incelemesine yetkili olan kişilerin, mükelleften defter ve belgeleri incelemek üzere yazılı olarak tebliğ çıkartması ve bu tebligatı mükellefe bizzat veya yetkili adamına tebliğ etmesi zorunludur. Yapılan bu yazılı tebligatta, mükellefe en az 15 gün süre verilmesi zorunludur. Yazılı tebligatta defter ve belgelerin kime, hangi sürede ve nereye ibraz edileceği açıkça belirtilmelidir. Hatta vergi incelemesinin mükellefin iş yerinin müsait olması halinde, mükellefin işyerinde yapılacağı ve bu tebligata mükellefin 15 gün içerisinde cevap vermesi veya bu resmi yazıya 15 günlük sürede icabet etmesi talep olunmaktadır. Mükellef hiçbir mazeret beyan etmeden defter ve belgelerini bu süre içerisinde ilgili kişi veya mercie sunması gerekmektedir.
Diğer taraftan, 15 gün içerisinde defter ve belgelerini incelemeye yetkili olan kimselere ibraz etmeyen mükellefler için özel usulsüzlük cezası kesilip, tebliğ edilmektedir. Bu noktada mükellefin defter ve belgelerini ibraz etmemesi halinde ceza mahkemesine yollanması mümkün bulunmamaktadır. İnceleme elemanları tekrar aynı mükellefe ikinci bir defter ibrazı hakkında yazı tebliğ etmesi ve bu yazının da mükellefe ulaşması gerekecektir. Bunun üzerine; mükellefin defter ve belgelerini ikinci ibraz yazısına rağmen sunmaması halinde, özel usulsüzlük cezası iki kat kesilebilmektedir. Bundan sonra mükellefin ceza mahkemesine sevki ve ceza mahkemesinde yargılanması istenebilecektir. Görüldüğü gibi, defter ibraz yazısının ikinci kez tebliği üzerine, mükellefin bu yükümlülüğünü yerine getirmemesi durumunda ancak ceza mahkemesine sevki gerekecektir. Uygulamada, gerek ceza mahkemeleri ve gerekse Yargıtay, defter ibraz etme yükümlülüğünü yerine getirmeyen mükellefler bakımından, defter ibrazı ile ilgili yazının mutlak surette mükellefe veya yetkilisine tebliğinin şartını aramaktadır. Ayrıca, ibrazı istenen defter ve belgelerin açık bir şekilde mükellefe tebliğini istemektedir. Yine, defter ibrazı yazısının mükellefe tebliğinin iki kez yapılması gerektiğini vurgulamaktadır.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesinin 19.01.2006 günlü ve E:2005/71-K:2006/250 sayılı kararında; “ticari defterler için zayi belgesi talebi, şirket merkezinde saklama zorunluluğu …. Davacı vekili, müvekkilin market şubesi olarak işlettiği yerde bulunan akaryakıt istasyonunda gaz kaçağından yangın çıktığını, müvekkilinin bu marketin yazıhanesini ticari defter ve belgelerin arşivi olarak kullandığını, bu bağlamda 2002 yılına ilişkin bir kısım belge, ticari defter ve faturaların da yanarak yok olduğunu ileri sürerek, anılan belge, defter ve faturalar için zayi belgesi verilmesini talep ve dava etmiştir.
Mahkemece, iddia ve toplanan kanıtlara göre, davacının basiretli bir tacir olarak, ticari defter ve belgelerini şirket merkezinde bulundurması ve korunması için gerekli tedbirleri alması gerektiğini ve anılan defter ve belgelerin ticari merkezi dışında bir adreste bulunduğunu ve burada zayi olduğunu da dosyaya delil ibraz ederek ispat edemediği gerekçesiyle, davanın reddine dair verilen kararın onanmasına karar verilmiştir.” Bu durumda ticari defterlerin kaybolması nedeniyle ibraz edilemediği gerekçesiyle, açılan dava reddedilmiştir. Bu nedenle şirket merkezinde korunması ve saklanması gereken defter ve belgelerin şirket merkezinde saklanmadığı gerekçesiyle açılan dava reddedilmiştir.
213 sayılı VUK’nun mükerrer 355. maddesine göre; mükelleflerden istenen bilgi ve ibraz ödevinin yerine getirilmesiyle ilgili olarak yapılacak yazılı tebliğlerde bilginin verilmesi için tayin edilen sürede yanıt verilmemesi durumunda veyahutta noksan bilgi verilmesi halinde defter ve belge ibrazı için tayin olunan sürede ibraz edilmesi halinde, ceza hükümlerinin uygulanması yoluna gidileceği bilhassa ihtar edilmelidir. 213 sayılı yasanın mük. 355. maddesinin 2. bendinde; “özel usulsüzlük cezası kesilmesine rağmen mecburiyetleri yerine getirilemeyenlere yeniden süre verilerek bu mecburiyetleri yerine getirmeleri tebliğ olunur. Verilen sürede bu mecburiyetlerin yerine getirilmemesi halinde yukarıda yazılı özel usulsüzlük cezaları bir kat artırılarak uygulanır.” şeklinde bentte yer verilmiştir. Bu durumda defter ve belgelerinin ibrazı istenen mükelleflerin, bu yükümlülüklerini kasıtlı olarak yerine getirmemeleri halinde, 213 sayılı VUK’nun 359. maddesine göre 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezasına hüküm olunacaklardır.[3] Madde hükmünün değişmeden önceki eski şeklinde hükmolunacak cezalar daha hafif olmasına rağmen, bu defa 5728 sayılı yasayla defter ibraz etmeme eylemine ilişkin cezalar arttırılmıştır.[4]
Sonuç itibariyle, ibrazı zorunlu olan ticari defter ve belgelerin ibraz edilmemesi halinde, ibraz edilmeme ile ilgili geçerli bir mahkeme kararı da yok ise, ibraz edilmeyen defter ve belgelerle ilgili olarak mükelleflere VUK’nun 359. maddesine göre; “kaçakçılık suçları ve cezaları” başlığı altında bu fiillere 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası uygulanmaktadır.[5] Nazlı Gaye Alpaslan
----------------------------------------
[1]TTK md. 68/4, TTK md.66/2.
[2]17/9/2007 gün ve 17820 sayılı İstanbul Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Başkanlığı yazısı; Dnş. 11. D. 8/1/1997 gün ve E:1996/1703-K:1997/487 sayılı karar.(Bu karar Yaklaşım Dergisi, Sayı:54, Haziran 1997, s.162-163 de bulunmaktadır).
[3]213 sayılı VUK’nun 5728 sayılı yasanın 276. maddesiyle değişen ve 8 Şubat 2008 tarihinden itibaren geçerli olan 359. maddesi hükmü.
[4]213 sayılı VUK’nun 5728 sayılı yasanın 280. maddesi ile değiştirilen ve 8.2.2008 itibaren geçerli olan 367. maddesi hükmü.
[5]KARAKOÇ Yusuf, Genel Vergi Hukuku, Gözden Geçirilmiş ve Genişletilmiş 4. Baskı, Yetkin Yayınları, s. 473-476 .
