Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle kanunun üçüncü kısmında yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
VUK'un 256'ncı maddesine göre, mükellef gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257' nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifrelen muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.
Bu zorunluluk Maliye Bakanlığı’nca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanun'un 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.
E-Arşiv belgelerin muhafazası ve ibrazı
433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile VUK uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan e-Arşiv uygulamasının usul ve esasları açıklanmıştır.
Tebliğde de belirtildiği gibi, VUK hükümlerine göre fatura kağıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (asıl) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kağıt olarak kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan belgedir. Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kağıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu tebliğ kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan E-Arşiv izni alan mükellefler elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.
E-Arşiv uygulama esaslarına ilişkin bu tebliğde yer alan hususlara açıklık ve uygulama kolaylığı getirmek ve elektronik ticarete ilişkin E-Fatura uygulamasını yeniden ve daha kapsamlı olarak düzenlemek üzere genel tebliğ taslağı hazırlanmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı internet sitesinde yayınlanmıştır.
433 No.lu Genel Tebliğ kapsamında E-Arşiv uygulama izin alan mükellefler, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uymak zorundadırlar.
a) Bu tebliğ uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve E-Arşiv raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
b) İzin alan mükellefler, ikinci nüsha elektronik belgelerini ve E-Arşiv raporlarını kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza ederler. Bu mükellefler istemeleri halinde Başkanlıktan saklama izni almış kuruluşlarda da muhafaza ödevlerini yerine getirebilirler.
c) E-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile onaylayarak saklarlar.
d) Özel entegratörlerden E-Arşiv hizmeti alanlar izin kapsamında, elektronik ortamda düzenledikleri ikinci nüsha faturalarını kendilerine ait mali mühür ya da NES ile veya özel entegratöre ait mali mühürle onaylayarak saklarlar.
e) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik belgelerin ve ilişkili raporların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsar.
f) Mükellefler tarafından muhafaza edilen elektronik belgeler muhatabına gönderilen kâğıt nüshalar ile aynı içerikte ve istenildiğinde aynı görüntüde basılabilecek şekilde saklanmalıdır.
g) Muhafaza edilen elektronik belgelerin sorgulanması, görüntülenmesi ve kâğıt çıktılarının alınması sırasında kullanılacak anahtarlardan birisinin belge numarası olması zorunludur.
h) Elektronik belge ve raporların Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.
i) Bu tebliğin 3-b bendine göre adına fatura düzenlenen (397 No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen E-Fatura uygulamasına tabi olmayan) vergi mükellefleri söz konusu faturaları, kendilerine iletim yöntemine uygun olarak muhafaza ve ibraz etmek zorundadırlar.
j) Bu tebliğ uygulaması kapsamında vergi mükellefi olmayanlar adına düzenlenen faturaların iletiminin elektronik ortamda olması halinde vergi kanunlarına göre muhafaza ödevi bulunanlar elektronik ortamda aldıkları faturaların muhafazasını da elektronik ortamda yapmak zorundadır. Akif Akarca/Dr. Mehmet Şafak
