İşverenler çalışanların ilgili ay içerisinde eksik günleri olması durumunda "Eksik Gün Nedeni" ve "Eksik Gün Sayısı" bordroda göstermek durumundadır.
Eksik gün nedeni doğru seçilmeli ve gün sayısı da doğru olarak bildirilmelidir. Hayatın olağan akışı içerisinde eksik gün nedenleri değişebilmekte bazen de aynı ay içerisinde farklı eksik gün nedenleri ile karşılaşılabilmekte.
Böyle bir durumda sadece bir eksik gün nedeni seçilebileceği için işverenler ay içindeki farklı eksik gün nedenlerini 12- Birden Fazla eksik gün nedeni ile bildirmelidirler.
Örnek-1: İşçinin Ağustos ayında 3 gün ücretsiz izni 1 günde devamsızlığının olması durumunda toplamda eksik gün sayısı 4 eksik gün nedeni de 12- Birden fazla olacaktır.
Örnek-2: İşçinin Ağustos ayı içerisinde 4 gün ücretsiz izin alması durumunda eksik gün nedeni 21 - Diğer ücretsiz izin olacaktır. Ancak bu işçinin aynı zamanda ücretsiz yol izninde olduğunu da varsayarsak bu durumda eksik gün nedeni 12 Birden fazla olacaktır.
?Eksik gün nedenlerine ait kanıtlayıcı belgeler özlük dosyasında saklanmalıdır.
? Eksik gün nedenlerine ait belgelerin doğru olarak tutulması gerekir. Herhangi bir denetim veya şikayet sonucu eksik günü kanıtlayıcı belgelerin teslim edilememesi veya SGK tarafından geçerli kabul edilmemesi durumunda bildirilen eksik günler iptal edilecektir.
?Birden fazla kodu ile bildirilen eksik gün nedeni için ay içinden birden fazla eksik günü olması gerekir. Örneğin: İşçinin ücretsiz izinli olması durumunda buna uygun kod seçilmeli bunun yayında başka bir neden daha varsa birden fazla seçilmelidir.
?İstirahat raporu alınması durumunda başka bir eksik gün nedeni daha varsa birden fazla kodu seçileceği için MuhSGK'da istirahat sürelerinde çalışmamıştır "Evet" seçilmelidir.
?Belgelerde işçinin imzası olması gerekiyorsa mutlaka ıslak imzalı olması gerekir. (Ücretsiz izin formu vb.) aynı şekilde devamsızlık tutanakları da her gün için tutulmalı ve varsa şahitlerin imzası bulunmalıdır.
?Eksik günlere ilişkin belgelerin SGK tarafından istenilmesi durumunda zamanında teslim edilmelidir.
