İş Kanunu'nun 75. Maddesinde işverenin özlük dosyası tutması ile ilgili hükmü düzenlenmiştir.
- Özlük dosyasında olması veya olmaması gerekenler; "İşyeri tehlike sınıfına, işçinin yapacağı göreve, işyeri uygulamasına ve yasal zorunluluklara" göre değişkenlik gösterecektir.
Madde 75'te İşverene;
- Her bir işçi için özlük dosyası tutmasını
- İstenildiği takdirde yetkili memur veya mercilere teslim etmesini
- Gizlilik kurallarına riayet etmesini
- Hukuka uygun olarak kullanması noktasında sorumluluk yüklemiştir.
KVK Kanunu'nda da ilgili kişilerin kişisel ve özel verilerinin korunması amaçlandığını da göz ardı etmemek gerekir.
Özlük Dosyasının güncel tutulması
- İş ilişkisi kurulurken
- İş ilişkisi devam ettiği sürece
- İş ilişkisi sonlandığında şeklinde planlanmalı
Arşivleme
- İlgili evrakların saklanması
- Yetkisiz kişi ve mercilerin erişimi engellenmesi
- Dijital arşiv kullanılıyorsa gerekli güvenlik önlemlerinin alınması gerekir.
- Üçüncü firmalar ile paylaşılması halinde firma ile gizlilik anlaşması imzalanması ve gerekli önlemlerin alınması sağlanmalıdır.
İşverenlerin dikkat etmesi gereken diğer noktada işçinin özel nitelikli verilerinin kanunen zorunlu olmadan ve işin yapılması için zorunlu olmadan işlenmemesi gerekir. Gerekli bilgi gerekli sürelerle saklanmalıdır.
Yasal Süreç
İşveren ve işç açısından uyuşmazlık olması durumunda özlük dosyasındaki belge ve yazışmalar önem arz eder. İşverenin ispat yükümlülüğü olduğu konularda özlük dosyasının önemi artacaktır. Bu nedenle işveren özlük dosyasını sıradan bir evraklar listesi olarak düşünmemeli sağlık bir sistem haline getirmelidir.
.
