Pay sahibinin paylarından doğan haklarını kullanabilmesi ve karar alma süreçlerine dahil olabilmesi, genel kurul toplantılarına katılması ile mümkün oluyor. Dolayısıyla, anonim şirketlerde pay sahiplerinin genel kurul toplantılarında temsili, karar süreçlerine katılımın kolaylaştırılması ve artırılması açısından büyük öneme sahip.
Türk Ticaret Kanunu ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik uyarınca, genel kurul toplantılarına, yönetim kurulunun pay defteri kayıtları ve Merkezi Kayıt Kuruluşu’ndan alınan pay sahipleri çizelgesine göre hazırladığı hazır bulunanlar listesinde yer alan bütün pay sahipleri katılabiliyor. Pay sahiplerinin genel kurul toplantısına katılma hak ve yetkisi bulunsa da bu durum pay sahibi için bir yükümlülük oluşturmuyor. Pay sahipleri genel kurul toplantılarına bizzat katılabilecekleri gibi üçüncü bir kişiyi de temsilci olarak atayabiliyor. Pay sahipleri kimliklerini ibraz ederek genel kurula katılabilirken gerçek veya tüzel kişi pay sahiplerinin temsilcilerinin ikincil mevzuatta öngörülen özel vekâletname şeklinde düzenlenen bir temsil belgesine de sahip olması gerekiyor.
Türk Ticaret Kanunu’na göre senede bağlanmamış paylar, nama yazılı pay senetleri ve ilmühaberlerden doğan pay sahipliği hakları, pay sahibi veya pay sahibi tarafından yazılı olarak yetkilendirilmiş kişi tarafından kullanılabiliyor. Hamiline yazılı pay senedi için ise senedin zilyedi olan ve Merkezi Kayıt Kuruluşu’na bildirilen kimse pay sahipliğinden doğan hakları kullanmaya yetkili oluyor. Gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin, pay sahipliğinden doğan haklarını kullanarak genel kurul toplantılarında vekilleri vasıtasıyla temsil edilebilmeleri, yukarıda bahsettiğimiz noter onaylı şekilde düzenlenen özel vekâletnameyle yetkilendirilmeleri ile mümkün oluyor.
Temsil yetkisinin verilme şekli bakımından Türk Ticaret Kanunu ve Yönetmelik’te birbirinden ayrışan düzenlemelere dikkat çekmek gerekiyor. Türk Ticaret Kanunu, temsilcinin pay sahibi tarafından yazılı şekilde yetkilendirilmesini yeterli bulurken; Yönetmelik uyarınca, vekâletnamenin yönetmelik ekindeki örneğe uygun olarak noter onaylı şekilde düzenlenmesi gerekiyor. Bu doğrultuda, pay sahipleri temsilcileri ancak Yönetmelik ekindeki vekâletname örneğine uygun olarak düzenlenmiş noter onaylı temsil belgesi ile genel kurula katılabiliyor. Vekâletnamenin şekline ilişkin düzenlemenin Yönetmelik ile getirilmesi hukuk tekniği bakımından eleştiriye açık olsa da uygulamada bu şekil şartına uymayan pay sahibi temsilcilerinin genel kurul toplantılarına katılmaları mümkün değil.
Yönetmelik’te öngörülen özel vekâletnamede; temsilcinin genel kuruluna katılacağı şirketin unvanı, toplantı tarihi, temsilcinin adı ve soyadı, pay sahibinin pay adedi ile adı ve soyadı veya unvanı ve imzasının bulunması gerekiyor. Temsil yetkisinin süresi, temsilcinin katılacağı genel kurul toplantısı ve hukuken bu toplantının devamı sayılan toplantıları kapsıyor. Bunlara ek olarak, temsilcinin pay sahibinin talimatlarına uygun şekilde oy kullanması gerekiyor. Bu hakkın talimatlara uygun kullanılmaması halinde ise temsilcinin pay sahibine karşı sorumluluğu devam etmekle birlikte kullanılan oy geçerli oluyor.
Pay sahibinin temel haklarından biri olan genel kurula katılma hakkının esas sözleşmeyle sınırlandırılması ve bu hakkın kullanılmasının zorlaştırılması mümkün değil. Türk Ticaret Kanunu nezdinde temsilcinin pay sahibi olmasını öngören esas sözleşme hükümlerinin geçersiz sayılması sebebiyle pay sahibinin temsilci aracılığıyla genel kurula katılmasını engellemek de aynı şekilde mümkün bulunmuyor.
Yönetmelik uyarınca pay sahiplerinin genel kurulda tek bir temsilci tarafından temsil edilmesi gerekiyor. Pay sahibinin paylarını temsilen genel kurula katılmak üzere birden fazla temsilci ataması halinde hangi temsilcinin oy kullanma yetkisine sahip olduğunun pay sahibi tarafından belirlenip temsil belgesinde gösterilmesi gerekiyor. Bir payın birden çok sahibi olması halinde bu kişiler ancak kendi içlerinden veya dışarıdan seçtikleri temsilci aracılığıyla genel kurulda paydan doğan haklarını kullanabiliyor.
Fiziki yapılan genel kurullarda yukarıda kısaca değindiğimiz esaslar geçerli olmakla birlikte hem fiziki hem elektronik ortamda (hibrit) yapılan genel kurullarda temsilcinin toplantıya elektronik ortamda katılmasını isteyen pay sahibi, elektronik genel kurul sistemi üzerinden temsilci atayarak ve bu durumu iki gün önceden şirkete bildirerek temsilcinin genel kurula katılmasını sağlayabiliyor. Bunun için temsilcinin kimlik ve vekâlet bilgilerinin elektronik genel kurul sistemine yüklenmesi gerekiyor. Pay sahibi elektronik genel kurul toplantısı için sistem üzerinden talimatlarını ve temsil yetkisinin kapsamını belirleyebiliyor.
Sonuç olarak, anonim şirketlerde pay sahiplerinin atadıkları temsilciler aracılığıyla genel kurula katılabilmesi ile pay sahibinin genel kurul toplantılarına bizzat katılması esasına bir esneklik getiriliyor. Böylece pay sahiplerinin şirket nezdindeki menfaatlerinin korunması ve paydan doğan haklarının kullanımı bakımından bir kolaylık sağlanıyor. Dolayısıyla, pay sahiplerinin paydan doğan haklarını kullanmalarında kendilerine sağlanan bu imkânlardan faydalanabilmeleri için genel kurul toplantılarına katılacak temsilcilerin atanmasında mevzuatta öngörülen esaslara uyulması önem arz ediyor.
Tevdi eden temsilcisine ilişkin Türk Ticaret Kanunu düzenlemeleri ile sermaye piyasası mevzuatına tabi olan halka açık anonim şirketlerde genel kurulda temsile ilişkin düzenlemelerin farklı olması sebebiyle halka açık şirketlere ilişkin düzenlemeleri gelecek yazımızda ele alacağız.
Av. Duygu Çetin’in katkılarıyla
Av. Umut KOLCUOĞLU
