Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) mükerrer 242'nci maddesinde Maliye Bakanlığı'na; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirleme yetkisi verilmiştir. Keza, anılan kanunun 227'nci, mükerrer 257'nci maddelerinde de Maliye Bakanlığı'na benzeri yetkiler tanınmıştır. Maliye Bakanlığı yukarıda anılan hükümlerle verilen yetkilere dayanarak, 25.08.2017 tarihinde internet sitesinde yayınladığı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile yaygın olarak kullanılan belgeler arasında yer alan “sevk irsaliyesi”, “müstahsil makbuzu” ve “serbest meslek makbuzu” belgelerinin elektronik ortamda düzenlenmesini uygulamaya koymadan önce kamu oyunun görüşüne sunmuştu.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 24.10.2017 tarihinde internet sitesinde yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile de serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemine ilişkin düzenlemeler kamu oyunun görüşlerine açılmış bulunmaktadır. Defter- Beyan Sistemine giriş, sistemin işleyişi ve sistemden çıkışa ilişkin düzenlemeler kısaca aşağıda tanıtılmaya gayret edilecektir. Diğer düzenlemeler daha sonra ele alınabilecektir.
- Sisteme giriş/Başvuru
Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak zorunda olan, yukarıda belirttiğimiz, mükelleflerin Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (son gün dahil) www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.
Başvurular mükelleflerin kendilerince yapılabileceği gibi Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi imzaladıkları meslek mensupları aracılığı ile de yapabilirler. Basit Usule tabi vergi mükellefleri, örneği tebliğ ekinde yer alan, Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk sözleşmesi düzenledikleri meslek odaları aracılığı ile başvurmaları da mümkündür. Tebliğ taslağında Defter-Beyan Sistemi'nin uygulamaya girmesinden sonra mükellefiyet tesis ettiren mükellefler, basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükelleflerde deftere tabi olma durumu değişen mükellefler ile sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenledikleri tespit edilenlerle ilgili ayrıca düzenlemeler yer almaktadır.
- Sisteme giriş, kullanıcı kodu ve şifre alınması
Defter Beyan Sistemi'ne kullanıcı kodu veya TC Kimlik numarası ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır. Şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkili kıldığı kişi tarafından her hangi bir vergi dairesinden alınabilecektir. Baş vuru üzerine vergi dairesince müracaat anında, şifre bilgisi sistemden üretilerek kapalı bir zarf içinde baş vuran mükellef veya yetki verdiği kişiye verilecektir. Şifre bilgisi içeren zarfın tesliminde teslim tutanağı düzenlenecektir. Başvurunun mükellefin beyannamelerinin gönderilmesine aracılık eden meslek mensubu veya meslek odası tarafından yapılması halinde, varsa mevcut şifre bilgileri, yoksa alacakları şifre bilgileri ve kullanıcı kodu ile sisteme giriş yapabileceklerdir. Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir. Bu durumda, tanımlanan kişilerin sisteme girişte kullanacakları şifreler, Defter-Beyan Sistemi içerisinde elektronik ortamda üretilerek kullanıcıya gösterilecektir. Tanımlanan kişiler, kendileri için oluşturulan kullanıcı kodu ve şifreyi kullanarak sisteme giriş yapabileceklerdir.
- Kayıt zamanı ve yanlışlıkların düzeltilmesi
İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları ayı izleyen ayın 20'nci gününden fazla geciktirilemez. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59 a kadar yapılabilir. Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilir. Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, yukarıda belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.
- Sistem üzerinden tutulabilecek defterler
Defter-Beyan Sistemi üzerinden, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri elektronik ortamda tutulabilecektir. Bu defterler VUK kapsamında geçerli kanuni defterler olarak kabul edilecektir. İşletme hesap hülasası (özeti) zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap hülasası ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle Sistem tarafından üretilecektir.
- Defterlerin tasdiki durumu
Defter Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı VUK'da öngörülen tasdik hükmündedir. Ayrıca kağıt ortamında defter tutulmaz.
- Sistemden çıkış
Defter-Beyan Sistemi'ni kullanan mükelleflerin ölümü veya gaipliği, mükellefiyetinin sonlandırılması/terkin edilmesi hallerinde ölüm/gaiplik kararı tarihi ile sonlandırma/terkin tarihinden itibaren, o tarihe kadar yapılması gereken işlemler ve onların gerektirdiği yükümlülükler haricinde, Defter-Beyan Sistemi kayıt yapma, defter tutma ve beyanname gönderme özellikleri bakımından kullanılamayacaktır. Bununla birlikte geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla Sistem kullanılabilecektir. İkinci sınıf tüccarlardan birinci sınıfa geçenler izleyen takvim yılı başından itibaren sistem kullanıcıları arasından çıkarılacaktır. Basit usulün şartlarını haiz olup sistemi kullanan mükelleflerden, bu usulden yararlanmayı istemediklerini ve kazançlarını bilanço esasına göre tespit etmek istediklerini yazı ile bildirenler, dilekçelerinde belirttikleri tarihten itibaren veya izleyen takvim yılı başından itibaren Sistemi kullanamayacaklardır. Ancak, geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla sistem kullanılabilecektir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 24.10.2017 tarihinde internet sitesinde yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile de serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların bu kayıtlardan hareketle defterlerin elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemi'ne ilişkin düzenlemeler kamu oyunun görüşlerine açılmış bulunmaktadır.
Söz konusu genel tebliğ taslağında düzenlenen hususlardan Defter-Beyan Sistemi'ne giriş, sistemin işleyişi ve sistemden çıkışa hakkındaki düzenlemelere ilişkin yazımız 30.11.2017 tarihli DÜNYA gazetesinde yayınlanmıştı. Bu yazımızda tebliğ taslağında yer alan defterlerin muhafaza ve ibrazı, sorumluluklar ve ceza uygulaması düzenlemelerini ele alacağız.
Defterlerin muhafazası
Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulan defterlerin kullanıcı denetiminin kullanıcı kodu, şifre ve diğer güvenlik mekanizmaları ile elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, sistemin kullanımına ilişkin tüm işlemlerin elektronik olarak yapılması ve her işleme ait loğların kayıt altına alınmasına bağlı olarak kaynağının inkar edilemezliği söz konusu olduğundan mükelleflerce ayrıca kağıt ortamında saklanmasına gerek bulunmamaktadır. Sistem üzerinden tutulan defter ve kayıtların muhafaza yükümlülüğü başkanlığa aittir. Başkanlık mükellef, meslek mensubu ya da meslek odası tarafından girilen kayıtları ve bu kayıtlardan hareketle oluşan defterleri elektronik ortamda muhafaza edecek ve mükelleflerin kullanımına hazır halde bulunduracaktır.
Sistem üzerinden defterlerin görüntülenmesi, yazdırılması veya çeşitli dosya formları ile indirilmesi mümkün olmakla birlikte, bu şekilde indirilmiş olan defterlerin hukuki geçerliliği yoktur.
Defterlerin ibrazı
Kendisinden mükellefiyetlerine ilişkin defter ve kayıtlarının ibrazı talep edilen mükellefler, talepte bulunan birim ile ibrazı talep edilen bilgilerin mahiyetini ibraz talep yazısının bir örneği ile birlikte ibraz süresinin sonundan en geç 10 gün önce bağlı olduğu vergi dairesi aracılığıyla başkanlığa bildirecektir. Başkanlık bu bildirime ilişkin usul ve esaslar ile bildirim yöntem ve içeriğinin belirlenmesi konusunda yetkilidir. İlgili makamlar tarafından defter ve kayıtlarının ibrazı istenilen mükellefe ulaşılamaması ya da ibraz yazısının mükellefe tebliğ edilememesi hallerinde bu durumu tevsik eden belgelerle birlikte mükellefin bağlı bulunduğu vergi dairesi aracılığıyla başkanlığa başvurulacaktır. Başkanlık istenildiğinde defterlerin kağıt, elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmesine yönelik önlemleri almak ve ibraza yönelik farklı usuller belirlemek konusunda yetkilidir.
Sistemi kullanma yükümlülüğünün başlayacağı tarih
Taslaktaki düzenlemeye göre, basit usule tabi mükellefler ile serbest meslek erbabı 1/1/2018 diğer mükellefler ise 1/1/2019 tarihinden itibaren sistemi kullanmaya başlayacaktır. Geniş mükellef kitlesini ilgilendiren bu düzenlemelerin genel tebliğin yayınından en az 6 ay sonra uygulamaya girmesi daha uygun olurdu. Tüm mükellefler için Sistemin 01.01.2019 da kullanılmaya başlanması daha gerçekçi ve makul olur.
Sorumluluklar ve ceza uygulaması
Defter-Beyan Sistemi'ni kullanma zorunda olmakla birlikte tebliğde ön görülen süreler içinde baş vuru yapmayan, baş vuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dahilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülükleri yerine getirmeyen mükelleflere Vergi Usul Kanunu’nda söz konusu fiiller için ön görülen cezalar uygulanır.
Defter-Beyan Sistemi'ni kullanan mükellefler, meslek mensupları ve meslek odaları yanında mükellefler ve meslek mensupları ile meslek odalarının yetkilendirdiği çalışanları kendilerine verilen kullanıcı kodu ve şifrelerin güvenliğinden sorumludurlar. Sistem kullanıcıları kullanıcı kodu ve şifreleri başka amaçlarla kullanamazlar, herhangi bir üçüncü kişiye açıklayamazlar ve bunların kullanımına izin veremezler, üçüncü kişilere devredemezler, kiralayamazlar ve satamazlar.
Defter-Beyan Sistemi'ne yapılan kayıtlar, oluşturulan defterler liste vb. bilgiler, elektronik ortamda gönderilen beyanname ,bildirim ve dilekçeler ile elektronik belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan Sistemi doğrudan kendisi kullanması halinde mükellef sorumlu olacaktır.
Sistemin aracılık ve sorumluluk sözleşmesi imzalanarak yetki verilen kişiler aracılığıyla kullanılması durumunda mükellefler, defter, beyanname, bildirim dilekçelere kaydedilmesi gereken her türlü bilginin meslek mensubuna /meslek odasına tam ve doğru bir şekilde sunulmasından sorumlu iken, meslek mensubu/odası deftere kaydedilen bilgilerin dayanağı olan ilgili belgelere uygunluğundan ve gönderilmesine aracılık ettiği beyanname, bildirim ve dilekçelerin defter kayıtlarına ve kayıtların dayandığı belgelere uygun olmamasından dolayı ortaya çıkacak vergi ziyaına bağlı olarak salınacak vergi, kesilecek ceza ve hesaplanacak faizlerin ödenmesinden mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumludur. Bu kapsamda başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.
Beyannamelerin onaylanması sonucunda otomatik olarak hazırlanan tahakkuk fişleri ve/veya ihbarnamelerin yine sistem üzerinden mükellefe, vergi sorumlusuna veya bunların yetki verdiği gerçek veya tüzel kişiye elektronik ortamda iletilmesi işlemi ile söz konusu tahakkuk fişleri ve/veya ihbarnameler mükellefe tebliğ edilmiş sayılacaktır.
Sistem üzerinden elektronik belge düzenlenmesi
VUK kapsamında düzenlenmesi zorunluluğu bulunan fatura ve fatura yerine geçen vesikalara, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzeri diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan Sistemi üzerinden veya bu sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir.
Defter kayıt ve belgelerin geliştirilen sistemler yoluyla elektronik ortamda düzenlenmesi, muhafazası ve beyanı kayıt dışılığın önlenmesine katkı sağlayacaktır. Bununla beraber, son iki VUK Tebliğ Taslağı ile hedeflenen mükellef kitlesinin önemli bir bölümü için mali yük getirecek, sisteme intibakları zamana ihtiyaç gösterecektir. Bu nedenle tebliğlerin yayınlanması ile uygulamanın başlaması arasında yeterli süre olmalıdır. Akif Akarca/Dr. Mehmet Şafak
https://www.dunya.com/kose-yazisi/elektronik-ortamda-defter-beyan-sistemi/392573
