433 no.lu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile hayatımıza giren e-arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere ve nihai tüketicilere düzenlenebilir. e-Arşiv fatura düzenleme izni almış mükellefler, faturalarını elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirtilen standartta, GİB'den aldığı iznin çeşidine göre kendisi düzenler veya özel entegratör vasıtasıyla oluşturur ve muhatabına elektronik veya kağıt ortamda gönderir. Düzenlenen e-arşiv faturalarına ait bilgiler oluşturulduğu günü takip eden gün akşamına kadar elektronik bir rapor şeklinde GİB'e ayrıca iletilmelidir.
Dikkat edilecek olursa e-Arşiv Fatura uygulamasında fatura iletimini e-Fatura uygulamasında olduğu gibi GİB yapmaz, sadece oluşturulan faturaların bilgisini alır.
Hatalı oluşturduğumuz faturaları iptal etme olanağımız var mı?
Kağıt fatura sürecinde ilgili dönem KDV Beyannamesi verilmeden satılan mal veya sunulan hizmetle ilgili satış faturaları ticari teamüllere göre iptal edilebilir. İptal edilen fatura aslı yani birinci nüshası ile diğer nüshalar birleştirilerek üzerine İPTAL şerhi koyularak saklanması durumunda bu faturanın iptal oluğu kabul edilir. Bu durum, uygulamada faturanın düzenlenme aşamasında hatalı olarak düzenlenmesinden veya fatura muhatabının faturayı muhasebe kaydına almadan faturayı reddetmesinden kaynaklanabilir.
Muhatabı tarafından alınan bir mala ait fatura kayıtlara alınmış ise mevzuatta tanımı yapılmış olmasa da malın satıcıya geri verilmesi durumunda kayıtları düzeltmek ve ispat vesikası olarak bir iade faturası düzenlenmesi gereklidir.
Bir diğer faturayı kabul etmeme yöntemi ise 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK) 18/3 maddesi uyarınca gönderilen ihbarname sayılabilir. Malın ayıplı olduğu teslim sırasında açıkça belli ise veya diğer malın kabul edilmediği hallerde alıcı satıcıya ilgili maddede sayılan yöntemlerden biri ile (Noter, KEP, vs) faturanın kabul edilmediğini bir ihbarname ile bildirebilir. Bu ihbarname fatura düzenleyen açısından da ispat vesikası olacağından düzenlenen fatura, kaydi olarak düzeltilebilecektir.
Tüketicilerin satın aldıkları mal ve hizmetlerin geri verilerek bedelinin alınması veya başka bir mal veya hizmetle değiştirilmesi durumunda, satıcıların mükellef olmayan kişilerin yaptıkları iadenin belgelendirilmesine ilişkin gider pusulası düzenlemeleri ve tüketiciden iade edilen mala ait fatura veya benzeri belgeyi bu makbuz ekinde geri almaları gereklidir. Gider pusulası, defter tutan işletmecilerin, defter tutmayan işletmelerden veya nihai tüketiciden aldıkları mal ve hizmet karşılığında düzenledikleri ticari belgeye verilen isimdir. Satıcıya imzalatılan belgenin kopyası müşteride, aslı ise satıcıda kalır. Müşteriye imzalatılan gider pusulası ile iade alınan mal da kaydi olarak envanteri düzeltecektir.
İade faturası, TTK 18/3 maddesi gereği muhatap tarafından düzenlenen ihbarname veya gider pusulası düzenlenen faturayı iptal etmese de teslime konu malın geri alındığını veya hizmetin ifa edilmediğinin ispat vesikası olacağından satıştan doğan vergisel yükümlülükler iade aynı dönemde yapılıyorsa ortadan kalkar. Diğer bir deyişle düzenlenen fatura kaydi olarak düzeltilebilir.
433 No.lu VUK Genel Tebliğine göre e-arşiv fatura yeni bir belge olmayıp, VUK 229 uncu maddesinde tanımlanan kağıt faturanın elektronik halidir. e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler, getirilen düzenlemeler dışında başta VUK olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır. Bu nedenle ayrıca bir düzenleme yoksa fatura için öngörülen hükümler e-arşiv fatura için de geçerlidir.
İptal edilen e-arşiv faturalar
e-Arşiv Fatura uygulamasında düzenlenen e-arşiv faturalardan hatalı olarak oluşturulduğu düşünülen faturalar iptal edilebilmektedir. İptal edilen e-arşiv faturaların bilgisi de düzenlenen e-arşiv faturaların raporlandığı gibi takip eden gün akşamına kadar oluşturulacak e- arşiv raporunda GİB'e raporlanmaktadır. e-Arşiv fatura uygulamasında düzenlendikten sonra çeşitli nedenlerle iptal edilen e-arşiv faturalara ait bilgiler e-Arşiv raporunun "faturaIptal" alanına yazılarak GİB'e gönderilmektedir.
Düzenlenen e-arşiv faturaların GİB'e raporlanmasından sonra ve muhatabına ulaştırmadan önce fark edilen ve iptal edilen e-arşiv faturaların bilgisi de takip eden raporlama döneminde GİB'e bildirilecektir.
Ancak düzenlenen e-arşiv faturaların uygulama üzerinden iptal edilebilmesi için muhatabına iletilmemiş olması gerekmektedir. Aksi takdirde muhatabın bu faturaları indirim konusu yapıp yapmadığı bilinemeyeceğinden bu yöntemle e-arşiv fatura iptali yapmak vergi kayıp kaçağına sebep olabilecektir.
İnternet üzerinden yapılan satışlarda iade süreci
433 no.lu Tebliğe göre e-arşiv fatura uygulamasında internetten yapılan satışlarda fatura içeriğinde bir iade bölümü bulunmak zorundadır. İade bölümünde ise malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar yer almalıdır. Aldığı mal veya hizmeti iade edecek nihai tüketici bu faturanın çıktısını alıp iade bölümüne ilişkin alanları doldurması durumunda bu belge iade vesikası olarak kullanılabilir.
e-Arşiv fatura izni olan firmaların internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara yapacağı mal ve hizmet satışlarına ilişkin olarak anılan Tebliğde belirtildiği üzere iade bölümünün yer aldığı e-arşiv faturası düzenlenerek kağıt çıktısı ürünle birlikte alıcısına gönderilir. Müşterinin malı iade etmek istemesi durumunda ise elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte satıcıya geri göndermesi gereklidir.
İnternet üzerinden yapılmayan satışlarda fatura üzerinde iade bölümü yer almayacağından, nihai tüketici ise gider pusulasıyla değilse iade faturası ile mal iadesi yapılır. Düzenlenen e-arşiv faturasına istinaden muhatap firmanın düzenlediği iade faturalarına günlük e-arşiv raporuyla iletilen iptal faturaları içinde yer verilmez.
Özet olarak bir e-arşiv fatura müşteriye hiçbir şekilde iletilmediyse GİB'e iptal raporu gönderilerek iptal edilebilir. Yapılan satış internet üzerinden ve vergi mükellefi olmayanlara yapılmış ise düzenlenen e-arşiv faturanın çıktısında yer alan iade bölümü muhatap tarafından doldurulup imzalanması durumunda iade olarak kabul edilebilir.
e-Arşiv fatura elektronik imza barındırdığından üzerine ilave bir bilgi yazılması faturanın doğrulanmasını engelleyecektir. Bu nedenle e-arşiv faturanın bütün nüshaları geri alınsa dahi üzerine İPTAL şerhi koyularak e-arşiv fatura iptal edilemez.
Bu şartların dışında kağıt faturada olduğu gibi; gider pusulası düzenlenerek, iade faturası alınarak veya TTK 18/3 maddesi gereğince faturanın kabul edilmediğine dair bir ihbarname tebellüğ edildiğinde, düzenlenen e-arşiv fatura için cari hesaba atılan satış kaydına karşılık satış iadesi olarak bu belgeler kaydedilir.
