Gelir vergisine tabi ticaret ve sanat erbabı, kazancının tespit usulü bakımından gerçek usulde gelir vergisine tabi olanlar ve basit usulde gelir vergisine tabi olanlar olmak üzere iki guruba ayrılırlar. Defter ve belge düzenleri ile muhafaza ve ibraz ödevleri farklıdır.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
Basit usulde vergilendirilen mükelleflerin, bir takvim yılı içinde aldıkları mallara ve hizmetlere ait alış belgeleri ve yaptıkları giderler ile hasılat belgeleri kayıtlarının tutulduğu bürolarda muhafaza edilecektir. Cari takvim yılma ilişkin belgelerin ibraz, da bu bürolardan talep edilecektir. Cari takvim yılı kayıtlarının tutulması ve vergilendirmeyle ilgili tüm ödevler bürolarca yerine getirilecektir.
Yıllık beyannamenin verilmesinden sonra o yıla ilişkin belgeler muhafaza edilmek üzere mükellefe teslim edilecektir. Teslim alınan belgeler, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılı başından başlayarak 5 yıl süre ile basit usule tabi mükelleflerce muhafaza edilecektir.
Öte yandan, birinci ve ikinci sınıf tüccarların, kazancı basit usulde tespit edilenlerin, defter tutmak zorunda olan çiftçilerin, serbest meslek erbabının, vergiden muaf esnafın, kendi aralarında yapacakları ticari işlemler ile nihai tüketicilerden mal ve hizmet bedeli olarak -yapacakları 7.000 TL'yi aşan tahsilat ve ödemelerini, bankalar ve aracı finansal kurumlar kanalıyla yapmaları ve bu tahsilat ve ödemeleri söz konusu kurumlarca mevzuatlarına göre düzenlenen belgelerle (dekont, hesap bildirim cetveli, alındı ile tevsiki etmeleri zorunludur. Bu nedenle söz konusu belgeleri 5 yıl süre ile saklamaları ve yetkililerce istendiğinde ibraz etmeleri zorunludur.
Tahsilat ve ödemelerin tevsik zorunluluğu kapsamında aracı finansal kurumlar kanalıyla yapılması, bu zorunluluğu ortaya çıkaran işleme ilişkin olarak Vergi Usul Kanununda yer alan belgeleri düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
Vergi levhalarının alınması ve bulundurulması
Basit usule tabi mükellefler, vergi levhaları sistem tarafından internet vergi dairesi hesaplarına aktarıldıktan sonra, internet vergi dairesinden bizzat kendileri veya 3568 sayılı Kanun uyarınca yetki almış olup bağımsız çalışan serbest muhasebeci, serbest muhasebeci mali müşavir veya yeminli mali müşavirler aracılığıyla 1 Nisan'dan itibaren 1 Haziran gün sonuna kadar (31 Mayıs 2020 hafta sonuna rastladığından) vergi levhalarını yazdıracaklardır.
Defter tutmak mecburiyetinde olmayanların muhafaza ve ibraz ödevleri
Vergi Usul Kanunu’nun 254’üncü maddesinde ‘’Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olmayanlar. 232, 234 ve 235'inci maddeler mucibince almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.’’ Hükmüne yer verilmiştir. Kanun defter tutma zorunda olmayanlara da almaya mecbur oldukları belgeleri saklama zorunluluğu getirerek belge düzeninin sağlıklı işlemesini amaçlamıştır. Bir başka ifade ile defter tutma zorunluluğu olmamak beraber belge alma zorunluluğu bulunanların (götürü veya basit usulde ticari faaliyette bulunanlar, vergiden muaf esnaf, götürü gider usulüne tabi çiftçi veya gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçi gibi) almak zorunda oldukları belgelerin yardımı ile bu belgeleri düzenleyenlerin kayıtlarının doğruluğunun araştırılması düşünülmüştür.
Vergi Usul Kanunu’nun 254’üncü maddesine göre; kazancı basit usulde tespit edilen ticaret erbabının, vergiden muaf esnafın, vergiden muaf veya kazancı görürü gider usulüne göre belirlenen çiftçinin, kişisel eşyasını satan kişilerin, Vergi Usul Kanunu’nun 232, 234 ve 235’inci maddeleri uyarınca almak zorunda oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını bu belgelerin düzenlendikleri tarihi takip eden yılın başından başlayarak beş yıl süre ile saklamaları gerekir. keza elindeki mücevherini kuyumcuya satan bir kişi aldığı gider pusulasını belgenin düzenlendiği tarihi takip eden yılın başından başlayarak beş yıl süre ile saklamalıdır. Ürününü satan ve defter tutmak zorunda olmayan bir çiftçinin düzenlene müstahsil makbuzunu yine 5 yıl süre ile saklaması gerekir.
Kira gelirlerine ilişkin belgelerin saklanması
Konut ya da iş yeri kiraya verilmesinden elde edilen gelirler GVK’nın 70-74’üncü maddesi uyarınca vergilendirilmektedir. Kira geliri elde eden mükellefler kira tahsilatlarına ilişkin banka dekontları ve vergilemede gerçek gider usulünü seçenler giderlerine ilişkin belgelerini ile yıllık beyannamelerini zaman aşımı süresince(5 yıl )saklamak ve vergi incelemesi için istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
Vergi karnelerinin muhafazası
Vergi karnesi alma zorunluluğu bulunan kişilerin(Vergi Usul Kanunu’nun247,48.nci maddelerine göre), vergi karnesi almalarını gerektiren durum devam ettiği sürece vergi karnelerini saklamaları gerekir. Bir başka ifade ile vergi karnesi almış kimselerin; Gelir Vergisi Kanununun 2’nci maddesinde sayılı kazanç ve iratları elde ettiği, Sakatlık indiriminden yararlandığı, sürece vergi karnesini saklaması gerekir.
Defter tutmak zorunda olmayanların muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirmemeleri, Vergi Usul Kanunu’nun 353’üncü maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirir. Akif AKARCA / Dr.Mehmet ŞAFAK
