Türk vergi sistemi büyük ölçüde vergi mükelleflerinin vergi matrahlarını kendilerinin beyan etmesi esasına dayanır. Beyanın doğruluğunun vergi idaresince denetlenmesi de sistemin gereğidir. Mükelleflerin vergi matrahlarını –ödeyecekleri vergiyi doğru olarak belirleyebilmeleri için Vergi Usul Kanunu’nda öngörülmüş defterlerin tutulması, ispatlayıcı belgelerin düzenlenip verilmesi ve alınması, vergi denetimine imkan vermek üzere kanunda öngörülen sürelerle saklanması yine sistemin gereğidir.
Vergileme ile ilgili defter ve belgelerin saklanması ile ilgili hüküm Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 253’üncü maddesinde düzenlenmiştir. Maddeye göre," Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri ve aldıkları belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar."
Defter ve belgelerle diğer kayıtların ibraz mecburiyeti
VUK’un 256’ncı maddesine göre, defter ve belge düzeni ile ilgili maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257’nci madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığı’nca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanun’un 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.
İbraz ve incelemeye arz etmemenin müeyyideleri
Özel usulsüzlük cezası-para cezası
VUK’un 256’ncı maddesi ile getirilen defter, belge ve diğer kayıt ortamının yetkili makamlara veya memurlara ya da yeminli mali müşavirlere mazeretsiz olarak ibraz edilmemesi veya inceleme için arz edilmemesi halinde VUK'un mükerrer 355’inci maddesi uyarınca usulsüzlük cezası kesilir. Ancak özel usulsüzlük cezasının kesilebilmesi için;
- Defter ve belgenin ibrazını isteyen kişinin bunu bir yazı ile istemesi,
- Defter ve belgenin iş yerinde ibrazı isteniyorsa, ibraz ödevinin yerine getirilmemesi halinde durumun bir tutanakla tespit edilmesi,
- Dairede incelemeye ibraz için gönderilen yazıda zamanında ibraz etmeme veya arz etmemenin ceza kesilmesine neden olacağının bildirilmesi, gerekir.
Kaçakçılık suçu ve hapis cezası
VUK'nun "Defter ve Vesikaları Muhafaza" başlıklı 253’üncü maddesinde, "bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetin ele olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, İlgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar." Bu süre, mükelleflerin defter ve belgelerini muhafaza ve VUK'un 256’ncı maddesinde göre ibraz edilmesi gereken süre 5 yıllık zamanaşımı ile eşit olarak düzenlemiştir. Bu nedenle vergiyi doğuran olayı takip eden yılın başından başlayarak beş yıl boyunca defterlerin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü söz konusudur. Bu süre içerisinde yetkililerce istendiği halde ibraz edilmeyen defter ve belgeler VUK'un 359’uncu maddesi kapsamındaki kaçakçılık suçunun konusunu oluşturacaktır. Saklama süresi geçtikten sonra defter ve belgeler istenmeyeceği gibi istense de, ibraz etmeme nedeniyle kaçakçılık suçunun konusunu oluşturmayacaktır.
Kaçakçılık Suçları ve Cezaları Vergi Usul Kanunu’nun 359’uncu maddesinde hükme bağlanmıştır. Bunlar;
a) Vergi kanunlarına göre tutulan veya düzenlenen ve saklanma ve ibraz mecburiyeti bulunan;
1) Defter ve kayıtlarda hesap ve muhasebe hileleri yapanlar, gerçek olmayan veya kayda konu işlemlerle ilgisi bulunmayan kişiler adına hesap açanlar veya defterlere kaydı gereken hesap ve işlemleri vergi matrahının azalması sonucunu doğuracak şekilde tamamen veya kısmen başka defter, belge veya diğer kayıt ortamlarına kaydedenler,
2) Defter, kayıt ve belgeleri tahrif edenler veya gizleyenler muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar,
hakkında on sekiz aydan üç yıla kadar hapis cezasına hükmolunur.
Varlığı noter tasdik kayıtları veya sair suretlerle sabit olduğu halde, inceleme sırasında vergi incelemesine yetkili kimselere defter ve belgelerin ibraz edilmemesi, bu fıkra hükmünün uygulanmasında gizleme olarak kabul edilir.
Gerçek bir muamele veya duruma dayanmakla birlikte bu muamele veya durumu mahiyet veya miktar itibariyle gerçeğe aykırı şekilde yansıtan belge ise, muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belgedir.
b) Vergi kanunları uyarınca tutulan veya düzenlenen ve saklama ve ibraz mecburiyeti bulunan defter, kayıt ve belgeleri yok edenler veya defter sahifelerini yok ederek yerine başka yapraklar koyanlar veya hiç yaprak koymayanlar veya belgelerin asıl veya suretlerini tamamen veya kısmen sahte olarak düzenleyenler veya bu belgeleri kullananlar, üç yıldan beş yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. Gerçek bir muamele veya durum olmadığı halde bunlar varmış gibi düzenlenen belge, sahte belgedir.
Kaçakçılık suçlarını işleyenler hakkında bu maddede yazılı cezaların uygulanması 344’üncü maddede yazılı vergi ziyaı cezasının ayrıca uygulanmasına engel teşkil etmez. Maddeye göre ziyaa uğratılan verginin 3 katı tutarında vergi ziyaı cezası kesilir.
Defter ve belgeleri incelemeye ibraz etmemenin diğer sonuçları
Muhafazası ve istendiğinde yetkililere ibrazı gereken defter ve belgelerin ibraz edilmemesi kanunların vergi mükellefine tanıdığı bazı imkanların kullanılamamasına yol açmaktadır.
- Ödenecek Katma Değer Vergisi’nin )KDV) hesabında tahsil edilen KDV’den mal ve hizmet alımı sırasında ödenen KDV indirim konusu yapılabilmektedir. Vergi incelemesi söz konusu olduğunda indirim KDV ile ilgili defter kaydının ve belgelerin ibrazı gerekir. İbraz talebi karşılanmazsa vergi müfettişi indirimleri kabul etmeyecektir. Mücbir sebep gibi haklı sebeplerin varlığı vergi denetimi sırasında araştırılacaktır.
- Defter ve belgelerin ibrazı için beş yıllık süre geçmiş olsa bile mahsup edilemeyen geçmiş yıl zararlarının mahsup imkanının doğduğu yılda indirilen zararın doğruluğunun vergi incelemesi sırasında ispatlanması gerekir. Bu amaçla 5 yıllık süre aşılmış olsa dahi zararın doğduğu yılın defter ve belgeleri istendiğinde ibraz için, saklanmaya devam edilmelidir.
- Yıllara sari inşaat ve onarma işleri, kurumların tasfiyesi, mükelleflerin KDV mahsup ve iadeleri söz konusu olduğunda ve amortisman kayıtlarının tevsiki gerektiğinde defter ve belgelerin tamamı veya ilgili kayıt ve belgeler ibraz edilmek üzere saklanmalıdır.
Defter ve belgelerin saklanması ile ilgili olarak 16.01.2020 tarihli DÜNYA gazetesinde yer alan yazımızın incelenmesi yararlı olabilir. Akif Akarca/Dr. Mehmet Şafak
Yazıya aşağıdaki linkten ulaşılabilir:
VUK’a göre defter ve belgelerin saklanma süreleri ve özellikli durumlar
