e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce 01/01/2020 tarihinden itibaren düzenlenecek faturaların ,vergiler dahil 30,000 TL yı (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarı 5,000 TL yı ) aşması halinde ,söz konusu faturaların ‘’e-Arşiv Fatura’’olarak Başkanlıkça sunulan e-Belge düzenleme portalı üzerinden düzenlenmesi zorunludur.
Söz konusu deneme portalı başkanlıkça açılmış olup yoğunluktan dolayı giriş sağlanamamakta ancak https://earsivportaltest.efatura.gov.tr/login.jsp ancak zaman zaman denemekte fayda vardır.
e-Fatura mükelleflerinin e –Arşive geçmeleri zorunludur.e-Fatura mükellefleri e-Fatura mükelleflerine kesecekleri faturaların tutarı ne olursa olsun e-Fatura olarak kesmek zorundadır.
e-Arşiv uygulamasının e-Faturadan farklılıkları nelerdir?
İki uygulama da elektronik ortamda fatura düzenlemeyi mümkün kılarken temelde bazı farklılıkları vardır.
Bu farklılıkları şu şekilde sıralayabiliriz:
e-Fatura
e-Arşiv
- Sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir.
- Fatura gönderme ve alma şeklinde iki yönlü bir uygulamalıdır.
- Faturanın gönderim sırasında UBL-TR formatına dönüştürülmesi zorunludur.
- GİB’e bir e-Fatura raporu gönderilmez.
- Faturayı sadece göndermeyi içerir, uygulamaya gelen e-Arşiv faturası
- söz konusu değildir.
- Tek yönlü bir uygulamadır.
- Serbest format veya UBL-TR formatında düzenlenebilir.
- GİB’e günlük olarak e-Arşiv Raporu gönderimi zorunludur.
- e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere düzenlenir.
GİB’İN PORTALINI KULLANACAK ENTEGRETÖR KULLANMAYACAK OLANLAR İÇİN
1.1 Ocak 2019 itibariyle aynı gün otomatik gönderim seçeneğini aktif hale getirilmiştir..
3. Bir önceki güne veya 7 güne kadar geçmiş bir tarihe fatura kesme ihtiyacınız olursa, e-arşiv raporunuz Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmiş olduğu için, faturanızı kestikten sonra o güne ait yeni bir rapor oluşturulacaktır. Oluşturulan bu ek rapor, otomatik gönderim için gece 00:00 ‘i beklemeden, gün içinde otomatik gönderilecektir. Başka bir ifadeyle raporlama, faturanın elektronik ortamda oluşturulduğu tarih için otomatik yapılacaktır.
Örneğin;
• Fatura Tarihi: 30.01.2020
• e-Arşiv Fatura Oluşturma Tarihi (Düzenleme Tarihi) : 06.02.2020
• Bulunduğu e-arşiv Raporu Tarihi : 30.01.2020 (Ek Rapor Oluşacaktır)
• Otomatik Gönderim Tarihi: 06.02.2020 (Raporun Oluştuğu An – Gün İçinde)
4. İptal faturalarınız, iptal faturasının kesildiği tarih üzerinden raporlanacaktır.
Örneğin;
• Fatura Tarihi: 10.03.2020
• İptal Faturası Tarihi: 22.03.2020
• İptal Faturasının Bulunduğu e-arşiv Raporu Tarihi : 22.03.2020
• İptal Faturasının Otomatik Gönderim Tarihi: 23.03.2020 (22.03.2020’u 23.03.2020’a bağlayan gece)
7. Ek olarak, günlük gönderilen e-arşiv bilgilendirme mailleri içeriği de aşağıdaki gibi olacaktır. Bu 3 koşuldan biri gerçekleşirse, ertesi sabah mail adresinize uyarı maili gönderilecektir.
• GIB’e gönderilemeyen raporlarınız varsa
• Hatalı durumda olan raporlarınız varsa
• Hatalı durumda olan e-arşiv faturalarınız varsa
e-Arşiv fatura, e-fatura kapsamında olmayan firmalara ve bireysel tüketicilere düzenlenecek faturaların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır.
e-Arşiv fatura da elektronik olarak düzenlenir fakat e-Fatura uygulamasından farklı olarak faturanın teslimi Gelir İdaresi Başkanlığı ( Başkanlık) tarafından yapılmaz. Düzenlenen e-arşiv faturalar kâğıt veya elektronik olarak (alıcısının tercihine bağlı) harici yöntemlerle gönderilir.
e-Arşiv Fatura uygulamasında faturalara ilişkin bilgileri içeren rapor, izin almış mükellefler veya e-arşiv hizmeti verme konusunda Başkanlıktan izin alan özel entegratörler tarafından, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun olarak Başkanlık sistemine aktarılmak zorundadır. Başkanlık, yeterli süre tanımak şartıyla rapor aktarım süresini ve yöntemini değiştirmeye, sektörler ve mükellef grupları itibarıyla farklı veri aktarım süresi ve yöntemi belirlemeye yetkilidir.
Başkanlık 30/10/2018 tarihinde “e-Arşiv Teknik Kılavuzunda değişiklik” yapmış, 1/1/2019 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura raporlarının günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar e-Arşiv uygulaması üzerinden Başkanlığa gönderilmesi gerektiğini belirlemiştir.
Yapılan işin gereği fatura oluşturma süreci uzayabilmektedir. Bu durumda da teknik olarak fatura tarihi ile faturanın oluşturma tarihi arasında fark olabilmektedir. Faturanın içeriğini bildiren mükelleflerdir. Mükellef faturanın üzerinde yazacak düzenleme tarihini fiili duruma uygun olarak daha önceki bir tarih olarak bildirebilir.
Yeni düzenlemeyle özel entegratörler e-Arşiv fatura uygulamasında, e-arşiv faturaların fiili olarak oluşturulduğu tarihi takip eden gün akşamına kadar e-arşiv faturalara ait bilgileri içeren raporu GİB’e gönderilmelidir. Oluşturulan e-arşiv raporunun içeriğinde o gün içerinde oluşturulan e-arşiv fatura bilgileri yer alacaktır, raporun içerisinde mükellefin bildirimine göre düzenleme tarihi önceki bir tarihi içeren fatura bilgilerinin olması raporun gönderimine teknik olarak bir engel oluşturmaz.
e-Fatura uygulamasında da düzenleme tarihi faturanın gönderim tarihinden daha önce olan faturalar gönderilebilmektedir.
Diğer taraftan sistemin buna engel olmaması mükelleflerin sorumluluğunu kaldırmaz. Faturaların düzenlenme tarihini vermek ve yasal düzenlemelere uymak mükellefin sorumluluğundadır. Buradaki farklılığın izahatını mükellef yapabilmelidir.
Fatura kesme süresi:
213 sayılı Vergi Usul Kanununun 229 uncu maddesinde fatura; satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak, tanımlanmış, 231 inci maddenin 5 inci bendinde; faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenleneceği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı hüküm altına alınmıştır.
Anılan Kanunun 231 inci maddesinin 5 inci bendindeki "azami" ifadesi ile faturanın mutlaka bu süre içerisinde düzenlenmesi gerektiği belirtilmektedir.
Yukarıda yer alan yasal düzenlemeler uyarınca, mal teslimi ve/veya hizmet ifalarına ilişkin belge düzeninde sürenin gün olarak belirlenmesi sebebiyle 7 günlük sürenin hesabının, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı ilk gün hesaba katılmadan takip eden günden başlaması gerekmektedir.
Buna göre; örneğin 17/01/2020 tarihinde düzenlenen sevk irsaliyesi ile teslim edilen mallara ilişkin faturanın 24/01/2020 tarihine kadar (bu tarih dahil) düzenlenmesi gerekmektedir.
Nevzat Küçükdöğerli
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir, Ekonomist & Fınancıal Advısor
