I- GİRİŞ

İşverenler işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorundalar(1). İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık prim ve hizmet belgesinin, aylık fiili hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi zammı prim belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeleri niteliğinde olduğundan Kurum mevzuatına uygun olarak düzenlenmesi son derece önemlidir. Bu itibarla Kayıt ve belgelerin Kurum mevzuatının uygun olarak düzenlenmemesi halinde 5510 sayılı Kanun’dan(2) dolayı yabana atılmayacak idari para cezalar uygulanmaktadır. Çalışmamızda anılan konu ele alınmış olup, işyeri kayıt ve dayanağı belgelerinin hangi durumlarda geçersiz olacağı ve geçersizlik halleri nedeni ile uygulanacak idari para cezaları üzerine olmuştur.

II- İŞYERİ KAYITLARININ GEÇERSİZLİK HALLERİ

Tutulması gereken yasal defterlerdeki geçersizlik halleri ile ücret tediye bordrosundaki geçersizlik halleri mülga 506 sayılı Kanun aksine 5510 sayılı Kanun’un 102. maddesinde ayrı bentlerde ele alınmış olduğundan tartışmalara neden olan geçersizlik hallerinin önüne geçilmiştir. Bu nedenle gerek yasal defterlerdeki geçersizlik halleri gerekse de ücret tediye bordrosundaki geçersizlik halleri yazımızda da alt başlıklar halinde ele alınarak açıklanmıştır.

A- DEFTER VE BELGELERDEKİ GEÇERSİZLİK HALLERİ

İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterler; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu gereğince tutulması gereken defterler olup, yevmiye defteri, işletme defteri, serbest meslek kazanç defterleri bunların başında gelmektedir. Yapılan incelemelerde aşağıda maddeler halinde belirtilen hususların tespiti halinde geçersizlik hali olarak kabul edilmekte ve idari para cezası uygulanmaktadır.

1- Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmına(3)

2- İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen aylara,

3- Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkân vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş aylara,

4- Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin o ayın dâhil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması hâlinde o aylara ilişkin defter kayıtları geçersiz sayılır.

Ancak yukarıda tespit edilen aylardaki geçersizlik halleri için uygulanacak olan idari para cezası kayıt ibraz etmeme nedeniyle uygulanacak olan idari para cezasını geçmeyecektir. Yine kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olduğu veya bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş olduğu durumlarda Vergi Usul Kanunu gereğince defterler geçerli sayılmamaktadır. Yukarıda tespit edilen geçersizlik halleri dolayısıyla değil kayıt ve belgeler ibraz edilmiş olsa da kayıt ibraz etmeme için öngörülen idari para cezası uygulanmaktadır(4).

B- ÜCRET TEDİYE BORDROLARINDAKİ GEÇERSİZLİK HALLERİ

Ücret tediye bordrolarının hangi hallerde geçersiz sayılacağı Kanun maddesinde açıkça belirtilmiş olup, işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen hususlardan herhangi birini ihtiva etmeyen ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz. Ancak makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemelerde imza şartı aranmaz(5). Bilindiği üzere 5510 sayılı Kanun ile 01.10.2008 tarihinden itibaren T.C kimlik numaraları sigortalıların sosyal güvenlik sicil numarası kabul edildiğinden(6), anılan tarihten itibaren bordrolarda yer alması gereken unsurlardan biri olan sigorta sicil numarası ve T.C kimlik numarası haneleri çıkarılarak, yerine sosyal güvenlik sicil numarası hanesi getirilmiştir.

III- UYGULANACAK OLAN İDARİ PARA CEZASI TUTARLARI

Defter ve belgeler ile ücret ödeme bordrolarının hangi hallerde geçersiz sayılacağı yukarıda belirtilmiş olup, geçersizlik hallerinde uygulanacak olan idari para cezası 5510 sayılı Kanun’un 102. maddesinin (e) fıkrasında karşımıza çıkmaktadır. Bu itibarla işverenler tarafından Kurum’ca istenilen yasal defterler süresinde ibraz edilmiş olmakla birlikte, yapılan incelemede kayıt ve belgelerin geçersizlik durumlarının tespitinde, o ay veya aylara ait defter kayıtları için fiilin işlendiği tarihteki geçerli olan asgari ücret baz alınarak asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanmaktadır. Yine işverenler prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte ve Kanun’da belirtilen şekilde aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlü tutulduğundan Kanun’da öngörülen şartları içermeyen ve geçersiz sayılan her bir ücret tediye bordrosu içinde aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanmaktadır.

Ancak defter ve belgeler ile ücret ödeme bordrolarının geçersizliği nedeniyle uygulanacak olan idari para cezaları işverenlerin tutmakla yükümlü oldukları defter ve belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle verilmesi gereken idari para cezası miktarını geçemeyecektir. Dolayısıyla bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü ise aylık brüt asgari ücretin on iki katını, diğer defterleri tutmakla yükümlü ise aylık brüt asgari ücretin altı katını, defter tutmakla yükümlü değilse asgari ücretin üç katını aşmamak kaydıyla geçersizlik ay veya aylarına ilişkin aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanabilecektir.

Örnek-1: X şirketinin 2015 yılına ait işyeri kayıtları kayıt isteme yazısı ile istenilmiş olup, işveren söz konusu tebligatın tebliğ tarihinden itibaren on beş gün içinde yani yasal süresinde ibraz etmiştir. Söz konusu belgelerde yapılan inceleme neticesinde işçi ücretlerinin defter kayıtlarına ve ücret tediye bordrolarına eksik işlendiği tespit edilmiştir. Bu durumda Kanun’un 102. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin dört ve beş numaralı alt bendinde sayılan hususları ihtiva etmediğinden hem defter kayıtlarının hem de ücret tediye bordrolarının ilişkin olduğu her bir ay için asgari ücretin yarısı tutarında idari parça ceza uygulanacaktır.

Örnek-2: Y şirketinin 2015, 2016 ve 2017 dönemine ait kayıtları incelenmek üzere istendiği ve kayıt isteme yazısının işyerine 10.12.2018 tarihinde tebliğ edilmesi üzerine işveren 20.12.2018 tarihinde 15 günlük yasal süresi içerisinde kayıtlarını ibraz etmiştir. Yapılan incelemede hem defter kayıtları hem de ücret tediye bordroları yönünden işyeri kayıtları kanunda belirtilen hususları ihtiva etmediği tespit edilmiştir. İnceleme dönemi işyeri kayıtları geçersiz sayılacağından her bir ay için asgari ücretin yarısı tutarında uygulanacak olan toplam idari parça cezasının brüt asgari ücretin on iki katını geçtiği görülmüştür. Bu durumda söz konusu usulsüzlük nedeniyle uygulanacak olan idari para cezası olarak kayırt ve belgelerin ibraz edilmemesi dolayısıyla uygulanmakta olan 24.354,00 TL (2029,50 X 12) tutarında 12 asgari ücret üzerinden idari para cezası uygulanacaktadır( 7).

IV- SONUÇ

Kayıt geçersizliği halleri için uygulanacak toplam idari para cezası miktarı kayıtların ibraz edilmemesi nedeniyle uygulanacak olan idari para cezası miktarını geçmemek kaydıyla fiilin işlendiği her bir geçersizliğin ait olduğu aydaki asgari ücretin yarısı tutarındaki idari para cezası uygulanmaktadır. Yine kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler ile bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş olan defterler yasal süresinde ibraz edilmiş olsa da işverene ibraz edilmemeye bağlı öngörülen idari para cezası uygulanmaktadır. Son olarak defter ve belgeler ile ücret ödeme bordrolarının hangi hallerde geçersiz sayılacağı hususları mülga 506 sayılı Kanun’un aksine 5510 sayılı Kanun’da bizatihi sınırları sayılarak belirtilmiştir. Kemal AKYOL* Yaklaşım / Ocak 2019 / Sayı: 313

http://www.y-akademi.com/ik/201901_ka.htm

*        Sosyal Güvenlik Denetmeni

(1)         5510 sayılı Kanun’un 86. maddesinin 2. fıkrası

(2)         16.06.2006 tarih ve 26200 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(3)         Kanuni tasdik süresinin bitiminden itibaren bir ay içinde yaptırılan tasdikler defter tasdiki yönünden Vergi Usul Kanunu’nun 352. maddesi ile geçerli kabul edilmiştir.

(4)         5510 sayılı Kanun’un 102. maddesinin (e) fıkrasının 4 numaralı alt bendi

(5)         5510 sayılı Kanun’un 102. maddesinin (e) fıkrasının 5 numaralı alt bendi

(6)         5510 sayılı Kanun’un geçici 11. maddesi

(7)          4857 sayılı İş Kanunu’nun 39. maddesine istinaden Asgari Ücret Tespit Komisyonu 2018 yılı için uygulanacak olan asgari ücreti, 01.01.2018- 31.12.2018 dönemleri için 2029,50 TL olarak belirlenmiştir.