İş ilişkisi kurulurken adaydan bir takım evraklar istenir bu evraklardan biri de adli sicil kaydı bilgisidir. Adayın adli sicil kaydı istenmesindeki amacın, işin niteliğine uygun olması gerekir. İşe girişte istenilecek evraklar listesine "Adli sicil kaydı" eklenmesi ve işçiden temin edilmesi işverene birtakım sorumluluklar yükler.
Adli sicil kaydının istenmesinde ve özlük dosyasında saklanmasında dikkat edilecek önemli noktalar:
✅ Adayın rızası dahilinde temin edilmesi. Burada adayın açık rızasının olduğunun ispatı işverendedir.
✅ Yetkisiz kişi ve kuruluşlar ile paylaşılmaması
✅ Yasal sürelerle saklanması ve bu sürede yeterli gizlilik önlemlerinin alınması
✅ Yasal süre sonunda yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekir.
Adli Sicil Kaydı İşlenmesinde Önemli Notlar:
1) Adli sicil kaydının istenilmesinde hukuki zorunluluk durumu, adayın işlediği suç, yapacağı göreve engel teşkil edebilir, yasa gereği bunun işe girişten önce teyidi yapılması istenebilir. Bu durumda işveren adaydan adli sicil kaydını isteyebilir.
2) Aday, iş görüşmesi aşamasında veya süreç devam ederken adli sicil kaydı istemek yerine adayın işe girişinin kesinleşmesinin ardından adli sicil kaydının istenmesi sağlanmalıdır. Aksi durumda ilana başvuran yüzlerce adayın adli sicil kaydı alınmasına neden olacaktır.
3) Aday veya işçinin sicil kaydının sorgulanması işçiler arasında bu bilginin paylaşılması gibi durumların önüne geçilmelidir. Adayın özel nitelikli verisi sayılabilecek bilginin özel korunması gerekir.
4) İşveren sadece adli sicil kaydında değil diğer belge ve bilgilerde de ölçülü davranmalı ve işçinin bu konuda açık rızasını almalıdır.
5) İşçini adli sicil kaydı olması ayrımcılık yapılabileceği anlamına gelmez. Bu kapsamda işçi iş kanunundan ve diğer kanunlardan doğan haklarını kullanmalıdır.
6) Yasal olarak zorunluluk dışında işveren işçiden sabıka kaydı istemesi durumunda en azından işçiden bunu beyan etmesini istemeli ve sabıka kaydı bilgisini özlük dosyasında saklamaması yararına olacaktır.
7) Adayın sabıka kaydının istenmesi yasal zorunluluk nedeniyle istenebilir, işverenin işçiyi sabıka kaydı varsa işe almama niyeti ile sabıka kaydı istemesi yanlış olacaktır.
Sonuç olarak, işverenler ölçülü bilgi ve belge istemeli, yasal zorunluluk dışında adli sicil kaydı istemekten kaçınmalıdır.
